🟨 Een goed verzuimgesprek voeren: zo doe je dat
🖤 Praktische handvatten + de EERSTE-aanpak voor HR en leidinggevenden
Een ziekmelding is vaak het startpunt van een traject dat maanden kan duren. Zeker bij psychische klachten is de juiste aanpak in het eerste verzuimgesprek cruciaal. Wat je dan zegt (of juist niet zegt) kan het verschil maken tussen herstel óf langdurige uitval.
Maar hoe voer je een goed gesprek over verzuim – zonder te medisch te worden, zonder te soft te zijn, en mét respect voor wet- en regelgeving?
Met de EERSTE-aanpak geef je het verzuimgesprek een duidelijke structuur. Het is een praktische gespreksvorm die helpt om empathie te tonen, richting te geven en samen verantwoordelijkheid te nemen.
📌 Wat is een verzuimgesprek?
Een verzuimgesprek is een professioneel, doelgericht gesprek tussen werknemer en leidinggevende (of HR) na een ziekmelding. Doel is:
- Inzicht krijgen in de situatie
- Afspraken maken over inzetbaarheid en ondersteuning
- Contact houden en richting geven
- Vertrouwen behouden en regie voeren
Het verzuimgesprek is géén medisch consult. Je hoeft de oorzaak niet te achterhalen, maar wilt vooral de mogelijkheden verkennen en het contact behouden.
🧠 Waarom is het eerste gesprek zo belangrijk?
Bij mentale klachten zoals stress, overspannenheid of burn-out voelen medewerkers zich vaak kwetsbaar. Ze hebben behoefte aan veiligheid, geen druk. Tegelijkertijd heeft de organisatie behoefte aan duidelijkheid en voortgang. Het verzuimgesprek moet dus balanceren tussen:
- Menselijkheid én doelgerichtheid
- Luisteren én afspraken maken
- Begrip tonen én leiderschap pakken
De EERSTE-aanpak helpt je om die balans goed te houden.
🔁 De EERSTE-aanpak stap voor stap uitgelegd
We noemen het de EERSTE-aanpak:
🟨
E – Empathie tonen
Laat zien dat je de medewerker ziet. Niet alleen het verzuim, maar ook de mens erachter.
💬 “Ik wil eerst zeggen dat ik het vervelend vind dat je je zo voelt. Hoe is het nu met je, los van werk?”
Maak ruimte voor gevoelens, zonder te oordelen. Een ziekmelding is geen afwijzing, maar een signaal.
🟨
E – Evalueren wat er speelt
Wat ging eraan vooraf? Wat is er veranderd? Wat speelt er achter de schermen?
💬 “Kun je iets vertellen over wat eraan voorafging?”
Je vraagt niet naar medische details, maar naar context. Soms speelt er stress thuis, soms is het werk te veel geworden. Door te evalueren krijg je grip op het proces.
🟨
R – Richting zoeken
Wat is er nú nodig om de situatie te verbeteren? Wat kan de medewerker zelf? Wat kan jij als werkgever?
💬 “Wat zou jou op dit moment helpen?”
Zoek samen naar mogelijkheden, zonder direct in oplossingen te duiken. Soms is een tijdelijke aanpassing in taken al voldoende. Soms is professionele hulp nodig.
🟨
S – Samen verantwoordelijkheid nemen
Verzuim los je niet alleen op. Benoem dat. Maak duidelijk dat je samen werkt aan herstel én inzetbaarheid.
💬 “We doen dit samen. Jij werkt aan je herstel, en ik kijk wat er op de werkvloer nodig is om dat te ondersteunen.”
Deze stap benadrukt samenwerking in plaats van druk.
🟨
T – Toekomstbeeld schetsen
Wat is het gewenste scenario? Wat zou iemand wél willen of kunnen over een paar weken?
💬 “Hoe zou jij het graag zien over twee weken?”
Toekomstgericht denken helpt bij herstel. Het biedt perspectief en motiveert. Ook bij gedeeltelijk herstel is dit essentieel.
🟨
E – Eerstvolgende afspraak maken
Leg afspraken vast. Wie doet wat? Wanneer spreken jullie weer?
💬 “Ik stel voor dat we over een week opnieuw contact hebben. Dan hoor ik hoe het gaat en bespreken we de volgende stap.”
Deze stap is cruciaal om continuïteit en vertrouwen te waarborgen.
⚖️ Juridisch kader: wat mag je wel en niet vragen?
Volgens de AVG mag je géén medische gegevens vragen of registreren. In het gesprek mag je:
✅ Wél vragen naar:
- Wat iemand op dit moment wél kan
- Of er werkhervatting mogelijk is (geheel of deels)
- Beperkingen en werkfactoren
- Of er contact is met de bedrijfsarts
❌ Niet vragen naar:
- De diagnose of medische behandeling
- Medicijngebruik
- Psychologische diagnoses of therapieën
De bedrijfsarts is de enige die medische oordelen mag geven.
🖤 MindFitPro als partner bij psychisch verzuim
Bij mentale klachten is het verstandig om snel professionele hulp aan te bieden. MindFitPro biedt psychologische zorg voor medewerkers binnen 5 werkdagen – buiten de zorgverzekering om.
✔️ Korte trajecten (5–10 sessies)
✔️ Geen verwijzing of registratie
✔️ Gericht op werkhervatting en mentale veerkracht
✔️ Volledig fiscaal aftrekbaar voor werkgevers
✔️ Vertrouwelijk, zonder medische verslaglegging
✔️ Ook inzetbaar bij beginnende klachten (preventief)
📎 Checklist: goed verzuimgesprek voeren
✅ Kies een rustig moment zonder tijdsdruk
✅ Volg de EERSTE-aanpak als leidraad
✅ Luister zonder oordeel
✅ Vraag naar mogelijkheden, niet naar klachten
✅ Bied hulp aan (zoals een traject via MindFitPro)
✅ Leg afspraken kort en zakelijk vast (zonder medische info)
✅ Plan vervolgcontact
💬 Conclusie
Een goed verzuimgesprek is een vorm van leiderschap: betrokken, helder en richtinggevend. Met de EERSTE-aanpak voer je een gesprek dat zowel het herstel van de medewerker als de continuïteit van je organisatie ondersteunt.
Durf het aan om het verschil te maken – begin bij het gesprek.
📞 Hulp nodig bij verzuimbegeleiding?
Wil je een medewerker preventief ondersteunen? Of zoek je een professionele aanpak voor psychisch verzuim?
📧 info@mindfitpro.nl 📞 085-0046579
🌐 www.mindfitpro.nl/verzuimgesprek
📍 Psychologische zorg op de werkvloer – discreet, effectief en zonder wachttijd
🖤 MINDFIT PRO
🟨 Zorg vóórdat iemand uitvalt