Mag je de telefoon van een werknemer afluisteren?

MindFitPro – Bedrijfsrecherche & Integriteitsonderzoek op de werkvloer

Het is een vraag die werkgevers steeds vaker stellen:

“Mag ik de telefoon van een werknemer afluisteren of controleren als ik vermoed dat er iets niet klopt?”

Het antwoord is niet zwart-wit.

Afhankelijk van de situatie kan het in zeer beperkte gevallen toegestaan zijn, maar meestal ligt het juridisch en ethisch zeer gevoelig.

Op deze pagina leggen wij uit wat wel en niet mag, welke regels gelden, en wat je beter kunt doen als je vermoedt dat een werknemer zich misdraagt.

Waarom werkgevers dit willen weten

Werkgevers merken soms signalen op van:

• Onrechtmatig ziekteverzuim of bijverdiensten tijdens ziekte
• Fraude of lekken van bedrijfsinformatie
• Misbruik van werktijd of bedrijfsmiddelen
• Agressief of grensoverschrijdend gedrag via telefoon of e-mail

Het ligt dan voor de hand om “even te luisteren wat er wordt besproken” — maar dat mag niet zomaar.

Wat zegt de wet over het afluisteren van werknemers?

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en het Wetboek van Strafrecht (artikel 139a en 139b Sr) is het verboden om gesprekken van werknemers heimelijk af te luisteren of op te nemen zonder hun toestemming of zwaarwegend belang.

Een werkgever mag alleen in uitzonderlijke situaties communicatie van werknemers controleren, bijvoorbeeld bij:

• Ernstig vermoeden van strafbare feiten (fraude, diefstal, integriteitschending)
• Veiligheidsrisico’s of bedrijfsbelang dat zwaarder weegt dan privacybelang
• Als dit is vastgelegd in een duidelijk bedrijfsprotocol en werknemers daarvan op de hoogte zijn

Kort gezegd: afluisteren mag alleen onder strikte voorwaarden en nooit stiekem.

Wat mag wél?

• Bedrijfscommunicatie controleren

Als een werknemer een zakelijk toestel gebruikt, mag de werkgever:

• Logbestanden, belgeschiedenis of gebruikspatronen controleren
• Toestellen door IT laten scannen op datalekken of beveiligingsrisico’s
• Gesprekken opnemen met toestemming of voor kwaliteitsdoeleinden

• Gesprekken opnemen met wederzijds weten

Bijvoorbeeld bij klantenservicegesprekken: mits vooraf wordt gemeld dat gesprekken kunnen worden opgenomen, is dit toegestaan.

• Onderzoek via bedrijfsrecherche

Als er een ernstig vermoeden bestaat van fraude of onrechtmatig handelen, mag een werkgever een erkend recherchebureau zoals MindFitPro inschakelen.

Wij voeren dan een wettelijk toegestaan onderzoek uit, met respect voor privacyregels en bewijsrecht.

Wat mag níet?

• Afluisteren van privégesprekken zonder toestemming

• Onopvallende opnameapparatuur plaatsen

• Spionagesoftware of apps installeren op privételefoons

• Toegang krijgen tot privéaccounts, WhatsApp of e-mail zonder kennisgeving

• “Even meeluisteren” via speaker of derde zonder medeweten van werknemer

Dergelijke handelingen zijn strafbaar en kunnen leiden tot vervolging op grond van schending van de privacy (artikel 139a Wetboek van Strafrecht).

Mag afgeluisterd bewijs gebruikt worden in een rechtszaak?

Bewijs dat onrechtmatig is verkregen — bijvoorbeeld door heimelijk afluisteren — is in principe niet toegestaan in civiele of strafrechtelijke procedures.

Rechters hechten veel waarde aan privacybescherming.

Alleen als het bewijs proportioneel is en er geen ander middel was om de waarheid boven tafel te krijgen, kan een rechter in uitzonderlijke gevallen besluiten het bewijs toch toe te laten.

Daarom is het cruciaal om altijd vooraf juridisch en recherchekundig advies in te winnen.

Wat kun je als werkgever wél doen bij vermoeden van misstanden?

Als je vermoedt dat een werknemer zich misdraagt, kun je beter kiezen voor professionele onderzoeksoplossingen binnen de wet:

1. Inschakelen van een erkende bedrijfsrecherche

Wij brengen discreet en feitelijk in kaart wat er speelt, zónder de privacywet te schenden.

2. Gesprekken voeren via vertrouwenspersoon of mediator

Bij spanningen of integriteitsproblemen is interne of externe mediation vaak effectiever.

3. Duidelijke interne regels opstellen

Zorg voor beleid over telefoon- en internetgebruik, beveiliging en vertrouwelijkheid.

4. Training integriteit en privacybewustzijn

Voorkomen is beter dan genezen: maak medewerkers bewust van grenzen, gedrag en privacyregels.

Tips voor werkgevers

Wees transparant: informeer medewerkers vooraf over monitoring- of beveiligingsbeleid.

Leg beleid schriftelijk vast: bijvoorbeeld in een ICT-reglement of personeelsgids.

Beperk controle tot wat noodzakelijk is: alleen bij concreet vermoeden van misstanden.

Laat onderzoek uitvoeren door professionals: zodat bewijs rechtmatig en bruikbaar is.

Bewaar documentatie: toon aan dat u zorgvuldig en volgens de AVG heeft gehandeld.

Wat doet MindFitPro in dit soort situaties?

Bij MindFitPro Bedrijfsrecherche combineren we juridische kennis, recherche-expertise en psychologisch inzicht.

Wij helpen bedrijven bij:

• Fraudeonderzoek en integriteitsonderzoek
• Onterecht ziekteverzuim
• Diefstal of misbruik van bedrijfsinformatie
• Overtreding van concurrentiebeding of geheimhouding
• Herstel van vertrouwen binnen teams na incidenten

Onze rechercheurs zijn vergund door het Ministerie van Justitie & Veiligheid, werken binnen de AVG en leveren juridisch bruikbaar bewijs.

Samenvatting

Hulp of advies nodig?

Twijfel je of controle of onderzoek naar een werknemer is toegestaan?

Voorkom juridische problemen en reputatieschade — laat MindFitPro meekijken.

085 – 0046579

MindFitPro – Psychologische zorg, mediation & bedrijfsrecherche op de werkvloer

Discreet. Deskundig. Binnen de wet.