WAAROM KIEZEN VOOR EEN INTERNE OF EXTERNE VERTROUWENSPERSOON BINNEN JE BEDRIJF?
EEN VEILIGE WERKOMGEVING BEGINT BIJ EEN LUISTEREND OOR
In iedere organisatie spelen zich situaties af die vragen om vertrouwen, discretie en een veilige plek om je verhaal te doen. Of het nu gaat om ongewenst gedrag, integriteitskwesties of psychische overbelasting: medewerkers moeten ergens terecht kunnen. Daarom is het aanstellen van een vertrouwenspersoon geen luxe, maar een randvoorwaarde voor goed werkgeverschap.
Maar welke keuze maak je: een interne of externe vertrouwenspersoon? In deze pagina leggen we de verschillen uit, benoemen we voor- en nadelen én laten we zien hoe MindFitPro organisaties ondersteunt bij het maken van de juiste keuze.
WAT DOET EEN VERTROUWENSPERSOON PRECIES?
Een vertrouwenspersoon is het aanspreekpunt voor medewerkers die iets ervaren wat hen belemmert in hun werk, welzijn of veiligheid. Denk aan:
- Pesten, discriminatie of seksuele intimidatie
- Integriteitskwesties, zoals fraude of belangenverstrengeling
- Spanningen met collega’s of leidinggevenden
- Psychosociale klachten door werkdruk of privéproblemen
- Twijfel over ‘grijze gebieden’ in gedrag op de werkvloer
De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, geeft informatie over mogelijke vervolgstappen, denkt mee over oplossingen en – indien gewenst – begeleidt de melder richting HR, management of externe instanties. Alles onder strikte vertrouwelijkheid.
INTERNE VERTROUWENSPERSOON: DICHTBIJ EN BEKEND
Een interne vertrouwenspersoon is iemand die binnen de organisatie werkt. Vaak is dit een HR-medewerker, bedrijfsmaatschappelijk werker of een collega met een aanvullende opleiding.
Voordelen:
- Laagdrempelig bereikbaar: medewerkers kennen deze persoon en weten hem/haar makkelijk te vinden
- Inzicht in de organisatiecultuur: weet hoe de lijnen lopen, kent procedures en dynamieken
- Snelle schakeling mogelijk met interne collega’s, leidinggevenden of HR
Nadelen:
- Beperkte onafhankelijkheid: medewerkers kunnen terughoudend zijn bij meldingen over collega’s of leidinggevenden
- Dubbele petten: de vertrouwenspersoon heeft vaak ook andere taken (HR, beleid, etc.)
- Beperkte expertise bij complexe of gevoelige klachten
Een interne vertrouwenspersoon kan goed werken in organisaties met een open cultuur, duidelijke rolverdeling en voldoende ruimte voor professionele ontwikkeling.
EXTERNE VERTROUWENSPERSOON: ONAFHANKELIJK EN PROFESSIONEEL
Een externe vertrouwenspersoon werkt buiten de organisatie en wordt ingehuurd op abonnements- of oproepbasis. Bij MindFitPro bieden we deze dienst aan vanuit een team van ervaren psychologen en integriteitsprofessionals.
Voordelen:
- Volledige onafhankelijkheid: medewerkers voelen zich veiliger bij het delen van gevoelige informatie
- Deskundigheid: vaak opgeleid in psychologie, mediation of integriteitsmanagement
- Professionele afstand: geen invloed van interne verhoudingen of belangen
- Objectieve rapportage: inzichten vanuit een externe blik zonder politieke lading
Nadelen:
- Minder directe binding met de organisatiecultuur
- Beperkte zichtbaarheid op de werkvloer (tenzij proactief gepositioneerd)
- Afhankelijkheid van externe beschikbaarheid (tenzij onderdeel van een goed georganiseerd contract zoals bij MindFitPro)
Vooral bij gevoelige kwesties, meldingen over leidinggevenden of in organisaties met veel hiërarchie is een externe vertrouwenspersoon een betere keuze.
INTERNE OF EXTERNE VERTROUWENSPERSOON: WANNEER WAT?
Een interne en externe vertrouwenspersoon sluiten elkaar niet uit. Sterker nog: veel organisaties kiezen voor een combinatie. Dit wordt ook wel het twee-sporenmodel genoemd.
Hieronder enkele situaties en de bijbehorende voorkeur:
Situatie | Beste keuze |
Klein bedrijf zonder HR of preventiemedewerker | Externe vertrouwenspersoon |
Cultuur van geslotenheid of angst voor repercussie | Externe vertrouwenspersoon |
Informele organisatie met open communicatie | Interne vertrouwenspersoon |
Veel meldingen of complexe problematiek | Externe vertrouwenspersoon (of combinatie) |
Grote organisatie met diverse afdelingen | Interne + externe combinatie |
DE ROL VAN DE WETGEVING
Volgens de Arbowet is iedere werkgever verplicht om beleid te voeren ter voorkoming van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Een vertrouwenspersoon is daarin een belangrijk onderdeel. Ook de Richtlijn Ongewenste Omgangsvormen vanuit de SER onderstreept het belang van een laagdrempelig meldpunt.
Hoewel de aanstelling van een vertrouwenspersoon (nog) niet wettelijk verplicht is, wordt dit wel als goed werkgeverschap beschouwd – zeker in de context van de Wet bescherming klokkenluiders en de groeiende aandacht voor sociale veiligheid.
MINDFITPRO ALS EXTERNE PARTNER
Bij MindFitPro geloven we dat psychologische veiligheid geen bijzaak is, maar een fundament voor gezond presteren. Daarom bieden we organisaties toegang tot:
- Gekwalificeerde externe vertrouwenspersonen met ervaring in bedrijfspsychologie, integriteit en mediation
- Snel inzetbare ondersteuning – binnen 5 werkdagen beschikbaar
- Onafhankelijke rapportages (AVG-proof, zonder individuele details) die patronen in kaart brengen
- Bewustwordingstrainingen voor leidinggevenden en medewerkers
- Combinatiecontracten waarbij interne én externe vertrouwenspersonen samenwerken
Onze vertrouwenspersonen zijn aangesloten bij erkende beroepsverenigingen (LVV, NIP) en werken volledig volgens de beroepscode.
DE KOSTEN VAN GEEN VERTROUWENSPERSOON
De prijs van het níet hebben van een vertrouwenspersoon is vaak hoger dan gedacht:
- Langdurig verzuim door psychische klachten of conflict
- Escalatie van incidenten die juridisch of reputatieschade opleveren
- Onveiligheidsgevoelens bij medewerkers, met lagere betrokkenheid en productiviteit als gevolg
- Risico op negatieve media-aandacht of meldingen bij externe instanties
Met een professionele vertrouwenspersoon geef je een duidelijk signaal af: wij nemen jullie serieus.
DIRECT AAN DE SLAG?
Wil je weten wat de beste keuze is voor jouw organisatie? Onze adviseurs denken graag met je mee.
Met MindFitPro krijg je toegang tot een complete oplossing voor psychologische zorg én sociale veiligheid op de werkvloer.
👉 Neem vrijblijvend contact op via info@mindfitpro.nl of bel 085 – 0046579
Psychologische zorg op de werkvloer begint bij vertrouwen.
Kies bewust. Kies professioneel. Kies MindFitPro.