Bedrijfsfraude: herken de signalen en voorkom hoge kosten

Fraude op de werkvloer komt vaker voor dan veel werkgevers denken. Volgens internationale onderzoeken heeft ruim 1 op de 3 bedrijven wel eens te maken gehad met een vorm van bedrijfsfraude. De gevolgen kunnen groot zijn: financiële schade, reputatieverlies en een onveilig werkklimaat.

Bij MindFitPro zien we dat veel werkgevers fraude pas ontdekken als het kwaad al is geschied. Met de juiste kennis en preventieve maatregelen kun je echter veel ellende voorkomen. In dit artikel leggen we uit welke soorten bedrijfsfraude er bestaan, hoe je ze herkent én welke stappen je kunt zetten om risico’s te verkleinen.

Soorten bedrijfsfraude

1. 

Declaratiefraude

Medewerkers dienen onjuiste of overdreven declaraties in, bijvoorbeeld hogere kilometerstanden, niet-gemaakte reiskosten of luxe diners die als zakelijke kosten worden opgevoerd.

Signalen:

  • Declaraties zonder duidelijke onderbouwing
  • Regelmatig declareren van kleine bedragen (die minder snel opvallen)
  • Grote verschillen tussen afdelingen of medewerkers

Voorkomen:

  • Stel een helder declaratiebeleid op
  • Gebruik digitale systemen die automatisch controleren
  • Voer steekproefsgewijze controles uit

2. 

Uren- en loonfraude

Medewerkers schrijven structureel meer uren op dan gewerkt of werken met ‘vriendjespolitiek’ samen in urenregistraties.

Signalen:

  • Onregelmatigheden in tijdregistratie
  • Vaak overuren zonder duidelijke noodzaak
  • Verschillen tussen planning en werkelijk resultaat

Voorkomen:

  • Gebruik betrouwbare urenregistratiesystemen
  • Laat leidinggevenden controles uitvoeren
  • Communiceer duidelijk dat misbruik gevolgen heeft

3. 

Voorraad- en goederenfraude

Producten, materialen of grondstoffen verdwijnen structureel uit het magazijn of van de werkvloer.

Signalen:

  • Onverklaarbare voorraadverschillen
  • Regelmatige meldingen van vermiste materialen
  • Medewerkers die buiten werktijd vaak in magazijn of opslag komen

Voorkomen:

  • Installeer toegangscontroles en camera’s
  • Werk met vier-ogenprincipe bij voorraadbeheer
  • Houd digitale logboeken bij

4. 

IT- en datadiefstal

Fraude is niet alleen financieel: ook bedrijfsinformatie, klantgegevens of wachtwoorden kunnen worden gestolen of misbruikt.

Signalen:

  • Ongebruikelijke inlogmomenten
  • Externe opslag van bedrijfsgegevens zonder toestemming
  • Medewerkers die meer rechten hebben dan nodig

Voorkomen:

  • Zorg voor goede IT-beveiliging (MFA, firewalls, updates)
  • Beperk toegang tot gevoelige informatie
  • Train medewerkers in cybersecurity-bewustzijn

5. 

Corruptie en belangenverstrengeling

Medewerkers laten zich omkopen of sluiten deals die vooral henzelf of bekenden bevoordelen.

Signalen:

  • Voorkeursbehandeling bij leveranciers
  • Ongebruikelijk hoge kortingen of tegenprestaties
  • Medewerkers die weigeren transparant te zijn over nevenfuncties

Voorkomen:

  • Stel een integriteitscode op en bespreek die actief
  • Voer een meldingsplicht in voor nevenactiviteiten
  • Stimuleer een open cultuur waarin misstanden bespreekbaar zijn

Tips om bedrijfsfraude te voorkomen

  • Maak fraude bespreekbaar. Zorg dat medewerkers weten dat er aandacht is voor integriteit en dat signalen veilig gemeld kunnen worden.
  • Stel een externe vertrouwenspersoon aan. Medewerkers voelen zich vaak veiliger bij een onafhankelijke partij zoals MindFitPro om vermoedens van fraude te melden.
  • Voer regelmatig interne audits uit. Zowel financieel als operationeel.
  • Zorg voor heldere protocollen. Onduidelijke regels creëren ruimte voor misbruik.
  • Investeer in preventie. Trainingen, bewustwording en duidelijke communicatie kosten weinig, maar besparen veel.

Hoe MindFitPro helpt

Met MindFitPro heb je als werkgever alles onder één dak:

Wij zorgen dat signalen snel en zorgvuldig opgepakt worden. Zo beperk je schade, verklein je risico’s en laat je zien dat jouw organisatie staat voor integriteit en goed werkgeverschap.

Conclusie

Bedrijfsfraude is een serieuze bedreiging voor iedere organisatie – groot of klein. Door alert te zijn op signalen, duidelijke regels te hanteren en preventief beleid te voeren, kun je de kans op fraude sterk verminderen. En mocht er tóch iets misgaan, dan sta je met MindFitPro nooit alleen.

Meer weten over hoe jij fraude voorkomt of laat onderzoeken? Neem contact met ons op en ontdek wat MindFitPro voor jouw bedrijf kan betekenen.

Contact