Wetten en regels voor een vertrouwenspersoon

WETTEN EN REGELS VOOR EEN VERTROUWENSPERSOON – WAT MOET JE ALS WERKGEVER WETEN?

SOCIALE VEILIGHEID OP DE WERKVLOER: JOUW VERANTWOORDELIJKHEID ALS LEIDINGGEVENDE

Als werkgever, manager of directeur draag je de zorg voor een veilige, gezonde en integere werkomgeving. Die verantwoordelijkheid stopt niet bij ergonomische bureaustoelen of een BHV-plan. Ook psychosociale veiligheid is onderdeel van goed werkgeverschap.

Maar wat zijn eigenlijk de wettelijke verplichtingen rondom een vertrouwenspersoon?

Wat mag en moet je als werkgever regelen? En aan welke eisen moet een vertrouwenspersoon voldoen?

In deze pagina krijg je een helder overzicht van de wetten, regels en richtlijnen waarmee je rekening moet houden bij het aanstellen of inhuren van een vertrouwenspersoon.

Lees ook eens Arbowet artikel 3

IS EEN VERTROUWENSPERSOON VERPLICHT?

Nee, het aanstellen van een vertrouwenspersoon is nog niet wettelijk verplicht. Maar let op: volgens de Arbowet ben je wél verplicht om beleid te voeren dat gericht is op het voorkomen en beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA).

Hieronder vallen o.a.:

  • Werkstress
  • Pesten
  • Agressie en geweld
  • Seksuele intimidatie
  • Discriminatie

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon wordt door Inspectie SZW, de SER en brancheorganisaties gezien als een logische en effectieve maatregel binnen dat beleid. In sommige sectoren (zoals onderwijs, zorg en overheid) is het inmiddels de norm.

Kortom: een vertrouwenspersoon is (nog) niet verplicht, maar wel cruciaal om te voldoen aan de zorgplicht en risico’s te beperken.

Lees ook Vertrouwenspersoon binnen een bedrijf onmisbaar voor een veilige werkomgeving

Mindfitpro vertrouwenspersoon

WETTEN EN REGELS DIE EEN VERTROUWENSPERSOON RAKEN

✅ 1. ARBOWET – ZORGPLICHT VOOR PSA

De Arbowet (artikel 3) stelt dat je als werkgever verplicht bent om beleid te voeren dat gericht is op het voorkomen van psychosociale belasting.

Een vertrouwenspersoon is een aanbevolen maatregel binnen dat beleid. Als je dat niet goed hebt geregeld, kun je bij klachten of inspecties worden aangesproken op onvoldoende zorg voor sociale veiligheid.

Belangrijk:

  • De inspectie kan handhaven op onvoldoende PSA-beleid
  • Een vertrouwenspersoon is geen vervanging voor beleid, maar versterkt het
  • Zorg dat medewerkers weten dat hij/zij er is

✅ 2. AVG – PRIVACYWETGEVING

Een vertrouwenspersoon verwerkt zeer gevoelige persoonsgegevens: verhalen over pesten, intimidatie of zelfs misbruik. Daarom valt de vertrouwenspersoon onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het selecteren van een vertrouwenspersoon die:

  • Een privacyverklaring heeft
  • Veilig en versleuteld werkt (geen gespreksverslagen in Word op de laptop)
  • Geen informatie deelt zonder toestemming
  • AVG-proof rapporteert (anoniem, niet herleidbaar)

Let op: een vertrouwenspersoon werkt discreet, maar ook zelfstandig. Dwing nooit tot rapportage van individuele casussen.

✅ 3. WET BESCHERMING KLOKKENLUIDERS (2023)

Heb je 50 medewerkers of meer? Dan ben je verplicht een intern meldkanaal in te richten voor integriteitskwesties, zoals fraude, misstanden of belangenverstrengeling.

Een externe vertrouwenspersoon kan hierbij een cruciale rol spelen als neutraal aanspreekpunt.

Wat je als werkgever moet regelen:

  • Een schriftelijke meldprocedure
  • Interne bekendheid van het meldpunt
  • Bescherming tegen benadeling van melders
  • Eventuele koppeling aan externe instanties (Huis voor Klokkenluiders)

✅ 4. BEROEPSCODE VERTROUWENSPERSOON (LVV)

Professionele vertrouwenspersonen zijn meestal aangesloten bij een beroepsvereniging zoals de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV).

Zij werken volgens een duidelijke beroepscode, waarin o.a. staat:

  • Geheimhoudingsplicht
  • Onafhankelijkheid en integriteit
  • Geen oordelen of adviserende rol naar werkgever
  • Verantwoordelijkheid voor doorverwijzing
  • Grenzen van de rol (geen mediator, geen hulpverlener)

Als werkgever is het verstandig om alleen gecertificeerde vertrouwenspersonen in te schakelen. Dit voorkomt fouten en biedt juridische dekking.

✅ 5. WOR – ONDERNEMINGSRAAD EN INSTEMMING

Heb je een ondernemingsraad (OR)? Dan heb je instemming nodig voor beleid rondom sociale veiligheid en PSA.

De OR kan ook actief meedenken over:

  • Aanstelling of selectie van een vertrouwenspersoon
  • De bekendheid en zichtbaarheid op de werkvloer
  • Periodieke evaluatie of terugkoppeling

Samenwerking met de OR versterkt de acceptatie en het draagvlak onder medewerkers.

JURIDISCHE RISICO’S ZONDER GOEDE REGELING

Zonder een professionele vertrouwenspersoon loop je als werkgever risico op:

❌ Klachten bij Inspectie SZW of Autoriteit Persoonsgegevens

❌ (Tucht)klachten bij beroepsorganisaties

❌ Juridische procedures van medewerkers (bijv. intimidatiezaken)

❌ Verzuim, reputatieschade en arbeidsconflicten

❌ OR die instemming onthoudt aan beleid of arbo-afspraken

WAT KAN MINDFITPRO VOOR JOU BETEKENEN?

MindFitPro levert in heel Nederland externe vertrouwenspersonen voor bedrijven, onderwijs, zorg en overheid. Als ondernemer of HR-manager in het MKB krijg je bij ons:

✅ Een LVV-geregistreerde vertrouwenspersoon

✅ Binnen 5 werkdagen inzetbaar

✅ Duidelijke samenwerkingsovereenkomst en AVG-afspraken

✅ Begeleiding bij interne communicatie (posters, e-mails, intranetteksten)

✅ Rapportages op managementniveau (anoniem, gestructureerd, bruikbaar)

✅ Ondersteuning bij OR-overleg of Arbo-inspectie

We ontzorgen je volledig — professioneel, discreet en conform alle richtlijnen.

CONCLUSIE: WETTEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN