Draaiboek bij fraude

Wat te doen bij een (vermoeden van) fraude binnen uw organisatie

Een fraude-incident kan elk bedrijf overkomen — van mkb tot multinational.

Toch heeft maar een klein deel van de organisaties een duidelijk draaiboek of fraudeprotocol klaar liggen.

Dat zorgt in de praktijk vaak voor paniek, verkeerde beslissingen of juist stilzwijgen, waardoor schade oploopt.

Bij MindFitPro helpen wij bedrijven om fraude professioneel, juridisch juist en mensgericht aan te pakken:

met een helder draaiboek, onafhankelijk onderzoek en begeleiding voor betrokken medewerkers.

Wat is een draaiboek bij fraude?

Een draaiboek bij fraude is een concreet stappenplan dat beschrijft wat er moet gebeuren zodra er een vermoeden of melding van fraude ontstaat.

Het doel is om snel, zorgvuldig en consistent te handelen — met respect voor wetgeving, privacy en reputatie.

Het draaiboek bevat onder meer:

hoe en bij wie een fraude wordt gemeld (vertrouwenspersoon, HR of directie);
hoe bewijs veilig wordt gesteld;
wie intern en extern wordt ingeschakeld (bedrijfsrecherche, juridisch adviseur, communicatie);
hoe medewerkers worden geïnformeerd;
en hoe nazorg wordt geboden.

Een goed draaiboek voorkomt chaos en rechtsongelijkheid — en vergroot de kans op herstel van vertrouwen.

Wat zegt de wet over fraude en onderzoek?

Wetboek van Strafrecht

Fraude valt onder verschillende strafbare feiten, zoals:

Artikel 326 – Oplichting
Artikel 225 – Valsheid in geschrifte
Artikel 321 – Verduistering
Artikel 420bis – Witwassen
Afhankelijk van de situatie kan ook sprake zijn van bedrog, corruptie of benadeling van werkgever.

Arbowet & zorgplicht werkgever

Volgens artikel 3 van de Arbowet moet een werkgever zorgen voor een veilige, integere en respectvolle werkomgeving.

Dat omvat ook bescherming tegen integriteitsschendingen zoals fraude, pesten, intimidatie of machtsmisbruik.

Een draaiboek helpt invulling te geven aan die wettelijke zorgplicht.

AVG (privacywetgeving)

Bij een fraudeonderzoek worden persoonsgegevens verwerkt.

De AVG vereist dat dit zorgvuldig gebeurt, met:

een duidelijke grondslag (bijv. gerechtvaardigd belang);
beperking van toegang tot gegevens;
en veilige opslag en verwijdering van informatie.
Daarom laat u het onderzoek uitvoeren door een vergunninghoudende bedrijfsrecherche zoals MindFitPro.

Waarom een draaiboek onmisbaar is

Veel organisaties reageren ad-hoc op fraude: emoties, loyaliteit of schaamte nemen de overhand.

Een draaiboek voorkomt dat cruciale fouten worden gemaakt, zoals:

bewijs wissen of manipuleren;
te vroeg communiceren met betrokkenen;
of onbedoeld de privacy schenden van werknemers.

Een goed draaiboek:

waarborgt zorgvuldigheid en gelijke behandeling,

beschermt de organisatie juridisch,

.herstelt vertrouwen bij medewerkers en stakeholders.

Stappenplan – Draaiboek bij fraude

Hieronder de belangrijkste fasen van een professioneel draaiboek, zoals MindFitPro die toepast.

Signalering of melding

Een medewerker, leidinggevende of extern signaleert iets verdachts (onlogische betalingen, datalek, geruchten, diefstal, valse facturen).

Handel niet impulsief. Noteer wat er is gemeld, maar start nog geen intern verhoor.

Beveilig bewijs

Zorg dat administratie, e-mails, camerabeelden en systemen niet worden verwijderd of aangepast.

Gebruik een digitale kluis of laat dit vastleggen door een onafhankelijke partij.

Informeer de juiste personen

Meld de situatie bij de vertrouwenspersoon integriteit of de directie.

Beperk kennis tot een klein, bevoegd team om reputatieschade te voorkomen.

Schakel een onafhankelijk onderzoek in

Laat een bedrijfsrecherchebureau met vergunning (Wpbr) het onderzoek uitvoeren.

Zo worden feiten objectief vastgesteld, zonder schending van privacy of AVG.

MindFitPro onderzoekt:

wie toegang had tot informatie of geldstromen,
welke handelingen zijn verricht,
en of er sprake is van opzet of vergissing.

Beoordeling & besluitvorming

Op basis van de onderzoeksresultaten kan worden besloten:

aangifte te doen bij de politie,
een interne maatregel te nemen (ontslag, waarschuwing),
of juist te investeren in preventie en herstel.

Communicatie en nazorg

Informeer betrokkenen zorgvuldig en neutraal.

Voorkom roddel of stigmatisering van medewerkers.

Bied psychologische of juridische begeleiding waar nodig — zowel aan slachtoffers als betrokken collega’s.

Evaluatie & preventie

Sluit elk onderzoek af met een evaluatie:

Wat ging goed, wat niet? Hoe voorkomen we herhaling?

Pas procedures, trainingen en beleid aan.

Tips van MindFitPro

Stel een fraudeprotocol op en communiceer het intern.
Wijs één vaste vertrouwenspersoon integriteit aan.
Train leidinggevenden in herkennen en handelen bij fraude.
Zorg voor duidelijk meldpunt voor medewerkers (anoniem mogelijk).
Maak gebruik van vier-ogenprincipe bij betalingen en declaraties.
Voer jaarlijks een integriteitsscan of risico-analyse uit.
Laat externe partijen periodiek audits uitvoeren.

🧠 Achtergrond: waarom fraude vaak onopgemerkt blijft

Fraude is zelden een impulsieve daad.

Uit onderzoek blijkt dat fraudeurs vaak:

financiële druk ervaren,
verleid worden door gelegenheid (gebrekkige controle),
en hun gedrag rechtvaardigen (“iedereen doet het”).

Dat heet de fraudedriehoek (druk, gelegenheid, rationalisatie).

Door deze drie factoren te begrijpen, kunnen organisaties preventief handelen — bijvoorbeeld via cultuur, transparantie en open communicatie.

De rol van MindFitPro

MindFitPro – Psychologische zorg op de werkvloer is uniek in haar gecombineerde aanpak:

Bedrijfsrecherche (vergunninghoudend, juridisch onderbouwd)
Vertrouwenspersonen en integriteitsadviseurs
Psychologen voor begeleiding en nazorg
Mediators voor herstel van samenwerking

Wij leveren:

Draaiboeken en fraudeprotocollen op maat
Training voor HR en management
Integriteitsscans en interne meldprocedures
Onderzoek en rapportages die juridisch bruikbaar zijn

Alles volgens de AVG, Wkkgz en Wpbr.

Waarom kiezen voor MindFitPro?

Eén loket voor fraudeonderzoek, beleid en herstel

Juridisch en psychologisch deskundig

Landelijke inzet binnen 48 uur

Volledig AVG-conform

Mensgerichte aanpak: herstel van vertrouwen

Vergoeding mogelijk via werkgever of arbodienst

Direct advies of draaiboek nodig?

Heeft uw organisatie nog geen draaiboek bij fraude, of is er sprake van een incident?