Fraude met declaraties en uren

Fraude met declaraties en uren – wat mag wel, wat niet en wat zijn de gevolgen?

MindFitPro – Bedrijfsrecherche, vertrouwenspersoon & psychologische zorg op de werkvloer

Uren registreren of declareren lijkt simpel, maar vormt één van de grootste fraudegevoelige onderdelen binnen bedrijven.

Een paar extra uren, een vergeten pauze of een ‘gunst’ aan een collega: kleine onregelmatigheden kunnen uitgroeien tot urenfraude of declaratiefraude.

Bij MindFitPro Bedrijfsrecherche helpen we organisaties om fraude met uren en declaraties tijdig te signaleren, professioneel te onderzoeken en te voorkomen.

Wat is fraude met uren of declaraties?

Urenfraude betekent dat iemand onjuist uren schrijft, declareert of registreert met als doel financieel voordeel te behalen.

Dit kan binnen loondienst gebeuren, maar ook bij ingehuurde krachten, ZZP’ers of leveranciers.

Veelvoorkomende vormen van urenfraude:

  • Declareren van meer uren dan werkelijk gewerkt
  • Registreren van uren op verkeerde projecten
  • Uren schrijven terwijl iemand ziek, met verlof of afwezig is
  • Factureren van niet-uitgevoerde werkzaamheden
  • “Dubbel declareren” bij meerdere opdrachtgevers
  • Manipulatie van digitale urenregistratiesystemen
  • Valse handtekeningen of goedkeuringen onder timesheets

In veel organisaties gebeurt urenfraude structureel en ongemerkt — vaak pas ontdekt na een interne audit of tip van een collega.

Wanneer is urenfraude strafbaar?

Urenfraude is niet zomaar een fout, maar een vorm van bedrieglijk handelen.

Volgens het Wetboek van Strafrecht kan dit vallen onder:

  • Oplichting (art. 326 Sr) – het verkrijgen van geld door misleiding;
  • Valsheid in geschrifte (art. 225 Sr) – het opmaken van valse urenregistraties of facturen;
  • Verduistering (art. 321 Sr) – het behouden van loon of vergoeding zonder recht.

Ook binnen civiel recht is urenfraude een ernstige tekortkoming in de arbeidsovereenkomst (art. 7:678 BW) en kan leiden tot ontslag op staande voet.

Zelfs enkele uren bewust verkeerd boeken kan juridisch gelden als fraude als er sprake is van opzet of financieel voordeel.

Hoe herken je fraude met uren of declaraties?

Signalen die kunnen wijzen op urenfraude:

  • Urenregistraties die steeds exact gelijk zijn (bijv. altijd 8.00 – 17.00)
  • Uren op dagen dat iemand vrij of ziek was
  • Declaraties zonder onderbouwing of bewijs
  • Uren op projecten waar geen werkzaamheden bekend zijn
  • Medewerkers die hun registratie niet willen delen of controleren
  • Klachten van klanten of leveranciers over onjuiste facturen
  • Hoog ziekteverzuim of overuren in combinatie met tegenvallende resultaten

Let op: niet elk afwijkend patroon betekent fraude. Maar herhaalde onduidelijkheden zonder uitleg kunnen wijzen op structureel misbruik.

Hoe kun je urenfraude voorkomen?

1. Duidelijke regels en beleid

  • Stel vast wat, wanneer en hoe uren geregistreerd moeten worden.
  • Benoem sancties bij misbruik.
  • Communiceer dat controle normaal en transparant is.

2. Scheiding van functies

  • Laat nooit één persoon zowel uren registreren, goedkeuren én verwerken.

3. Digitale beveiliging

  • Gebruik systemen die loggen wie wat invoert of wijzigt.
  • Stel waarschuwingen in bij onlogische patronen.

4. Periodieke controles

  • Voer interne audits uit of laat steekproeven uitvoeren door externe partijen.

5. Meldcultuur en vertrouwenspersoon

  • Maak het veilig om vermoedens te melden via een vertrouwenspersoon integriteit.
  • Zo worden signalen vroegtijdig opgepakt zonder wantrouwen te zaaien.
Contact

Wat te doen bij vermoeden van fraude met uren of declaraties?

  1. Blijf professioneel en verzamel feiten
    Noteer opvallende registraties, dagen en betrokken afdelingen.
  2. Controleer interne bronnen
    Vergelijk urenregistratie met planning, aanwezigheidsregistratie of e-mails.
  3. Confronteer niet direct
    Vermijd voorbarige beschuldigingen — dat kan bewijs ongeldig maken.
  4. Schakel MindFitPro Bedrijfsrecherche in
    Onze erkende rechercheurs onderzoeken discreet wat er feitelijk speelt.
  5. Feitenrapportage en vervolgstappen
    Wij leveren een juridisch geldige rapportage die gebruikt kan worden bij een ontslagprocedure, aangifte of civiele claim.

Wat zijn de gevolgen van urenfraude?

Voor de werknemer of opdrachtnemer:

  • Ontslag op staande voet
  • Terugbetaling van onterecht ontvangen bedragen
  • Aansprakelijkheid voor schade
  • Strafrechtelijke vervolging (oplichting of valsheid in geschrifte)
  • Reputatieschade of beroepsverbod

Voor de werkgever of organisatie:

  • Financiële schade (loon, facturen, omzetverlies)
  • Verlies van vertrouwen in personeel of leveranciers
  • Negatieve publiciteit of reputatieschade
  • Juridische procedures of sancties van toezichthouders

Vooral in zorg, bouw en consultancy kan urenfraude grote gevolgen hebben voor aanbestedingen of subsidies.

Wat zegt de wet over urenregistratie?

Volgens de Arbeidstijdenwet en het Burgerlijk Wetboek (artikel 7:655 BW) moeten werkgevers een juiste administratie van gewerkte uren bijhouden.

Daarnaast gelden de volgende regels:

  • Medewerkers moeten naar waarheid uren registreren.
  • Werkgevers hebben het recht om registraties te controleren.
  • Valse urenregistraties kunnen worden beschouwd als valsheid in geschrifte.
  • Bij overheids- of zorgprojecten kan urenfraude leiden tot subsidieterugvordering of strafrechtelijk onderzoek.

Hoe helpt MindFitPro bij onderzoek naar urenfraude?

Onze vergunde bedrijfsrechercheurs voeren juridisch correcte onderzoeken uit naar fraude met uren, declaraties en financiële rapportages.

Wij bieden:

  • Analyse van urenregistratie en declaraties
  • Feitenrapportage – juridisch bruikbaar bewijs voor HR, UWV of rechter
  • Digitale sporenanalyse van systemen en accounts
  • Begeleiding bij juridische vervolgstappen
  • Mediation en herstelbegeleiding na incidenten
  • Trainingen voor leidinggevenden over signalering en preventie

Onze onderzoeken voldoen aan de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr) en de AVG.

Wat zijn de straffen bij urenfraude?

Afhankelijk van de ernst en opzet kunnen de straffen variëren:

Civielrechtelijk:

  • Ontslag op staande voet
  • Terugbetaling van loon of facturen
  • Schadevergoeding

Strafrechtelijk:

  • Valsheid in geschrifte (art. 225 Sr): tot 6 jaar gevangenisstraf
  • Oplichting (art. 326 Sr): tot 4 jaar gevangenisstraf
  • Verduistering (art. 321 Sr): tot 3 jaar gevangenisstraf
  • Geldboetes tot € 100.000 of meer bij bedrijven

Contact

Tuchtrechtelijk:

  • Mogelijke schorsing of intrekking van beroepsregistratie (bijv. in zorg of consultancy).

Veelgestelde vragen over fraude met uren

Wat is het verschil tussen een fout en fraude?

Een fout is onbewust; fraude is bewust voordeel behalen door misleiding.

Mag een werkgever urenregistratie controleren?

Ja, zolang dit binnen de kaders van privacywetgeving (AVG) gebeurt.

Wat als een collega meer uren schrijft dan hij werkt?

Meld het discreet bij HR of de vertrouwenspersoon — niet zelf onderzoeken.

Kan ik ontslagen worden voor een paar verkeerd ingevulde uren?

Bij structurele of opzettelijke fouten wel. Eén vergissing is meestal bespreekbaar.

Wat kost een onderzoek naar urenfraude?

Gemiddeld €75 – €200 per uur, afhankelijk van omvang en complexiteit. MindFitPro werkt met transparante tarieven en heldere rapportage.

Waarom bedrijven kiezen voor MindFitPro

✅ Vergund bedrijfsrecherchebureau (Ministerie van Justitie & Veiligheid)

✅ Juridisch geldige feitenrapportages

✅ Discreet, professioneel en mensgericht

✅ Binnen 24 uur inzetbaar in heel Nederland

✅ Integrale aanpak met vertrouwenspersonen, mediators en psychologen

✅ Volledig AVG- en Wpbr-conform

Conclusie

Fraude met declaraties of uren lijkt misschien onschuldig, maar ondermijnt het vertrouwen binnen elke organisatie.

Een zorgvuldig en onafhankelijk onderzoek is de enige manier om feiten, rechtvaardigheid en rust te herstellen.