Geheimhouding bij mediation en vaststellingsovereenkomst

Eén van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvolle mediation is vertrouwelijkheid.

Zonder vertrouwen durven partijen zich niet open te stellen — en zonder openheid is er geen echte oplossing.

Maar wat betekent geheimhouding precies bij mediation?

Wat mag er wél en wat niet gedeeld worden?

En hoe werkt dat als er uiteindelijk een vaststellingsovereenkomst wordt opgesteld?

In dit artikel legt MindFitPro alles stap voor stap uit.

Wat betekent geheimhouding bij mediation?

Geheimhouding betekent dat alles wat tijdens de mediation wordt besproken, niet met derden gedeeld mag worden.

Zowel de partijen als de mediator hebben een strikte geheimhoudingsplicht.

Dat houdt in:

• Alles wat wordt gezegd of gedeeld, blijft vertrouwelijk;
• Verslagen, aantekeningen en notities mogen niet buiten de mediation worden gebruikt;
• Er mag geen beroep op worden gedaan in een eventuele rechtszaak;
• De mediator mag niet worden opgeroepen als getuige.

Deze regels zijn vastgelegd in het MfN-mediatiereglement (Mediatorsfederatie Nederland) en in de wet (art. 7:900 BW e.v.).

Waarom is geheimhouding zo belangrijk?

Geheimhouding zorgt voor veiligheid en eerlijkheid in het gesprek.

Zonder die garantie zouden partijen zich inhouden of informatie achterhouden.

Juist de openheid maakt het mogelijk om:

• Misverstanden uit te praten
• Onderliggende emoties of belangen te benoemen
• Tot een duurzame oplossing te komen

Daarom geldt:

Wat in de mediation wordt besproken, blijft in de mediation.

Wat mag wel gedeeld worden?

Sommige informatie mag wel gedeeld worden, maar alleen als beide partijen daar gezamenlijk mee instemmen.

Bijvoorbeeld:

• De inhoud van de uiteindelijke afspraken in de vaststellingsovereenkomst;
• Feitelijke gegevens die niet vertrouwelijk zijn (zoals data of processtappen);
• Communicatie over het resultaat van de mediation, niet over de inhoud.

Zodra één van de partijen géén toestemming geeft, blijft de informatie vertrouwelijk.

Geheimhouding en de vaststellingsovereenkomst

Wanneer partijen tijdens mediation tot overeenstemming komen, worden de afspraken vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst (VSO).

Die overeenkomst is wél juridisch bindend en mag (onder voorwaarden) wél worden gedeeld met derden, zoals:

• Advocaten of juristen (voor toetsing)
• De Belastingdienst of UWV (indien relevant voor uitkering of ontslag)
• De rechtbank, maar alleen bij geschillen over de uitvoering van de overeenkomst

De mediation zelf blijft echter geheim.

Alleen het eindresultaat — de getekende overeenkomst — kan juridisch worden gebruikt.

Wat als iemand de geheimhouding schendt?

Het schenden van geheimhouding is een ernstige overtreding van de mediationregels.

Dat kan leiden tot:

• Beëindiging van de mediation door de mediator;
• Aansprakelijkheid voor eventuele schade;
• Nietigheid van de mediationovereenkomst of bewijsuitsluiting in de rechtbank.

In sommige gevallen kan de benadeelde partij zelfs een boete of schadevergoeding eisen, als dit contractueel is vastgelegd.

MindFitPro werkt met mediators die aangesloten zijn bij de MfN, certificeerd en/of gediplomeerd waardoor geheimhouding altijd juridisch geborgd is.

Geheimhouding in de praktijk: hoe werkt dat?

Bij de start van elk traject ondertekenen partijen een mediationovereenkomst waarin de geheimhoudingsplicht expliciet staat vermeld.

Daarmee verklaren zij zich akkoord dat:

• De mediator neutraal en vertrouwelijk werkt;
• Geen informatie met derden wordt gedeeld zonder toestemming;
• Documenten uit de mediation niet in procedures mogen worden gebruikt.

Ook medewerkers of adviseurs die bij het gesprek aanwezig zijn, zijn automatisch aan geheimhouding gebonden.

Geheimhouding na afloop van de mediation

De geheimhouding blijft ook na afloop van kracht.

Zelfs als de mediation niet tot overeenstemming heeft geleid, mag geen van de partijen informatie delen over:

• Wat er is gezegd;
• Welke voorstellen er zijn gedaan;
• Welke emoties of persoonlijke omstandigheden zijn besproken.

Dat maakt mediation zo uniek: partijen kunnen zich uitspreken zonder angst voor juridische gevolgen.

De rol van MindFitPro

Bij MindFitPro staat vertrouwelijkheid centraal in al onze diensten: mediation, vertrouwenspersoon, bedrijfsrecherche en psychologische begeleiding.

Onze mediators:

• Werken volledig onafhankelijk;
• Zijn MfN-gecertificeerd en/of certificeerd
• Waarborgen strikte geheimhouding in elk traject;
• Leggen afspraken zorgvuldig vast in een juridisch correcte vaststellingsovereenkomst.

Zo creëren we een veilige omgeving waar herstel en oplossingen écht mogelijk zijn.

Samenvatting: geheimhouding bij mediation en vaststellingsovereenkomst

Hulp of advies nodig?

Heb je vragen over geheimhouding bij mediation, of wil je weten hoe je een vaststellingsovereenkomst veilig en correct opstelt?

De specialisten van MindFitPro helpen je snel en discreet.