HOE WERKT EEN VERTROUWENSPERSOON OP DE WERKVLOER?
PSYCHOLOGISCHE VEILIGHEID BEGINT BIJ EEN VERTROUWENSPERSOON
Een prettige werksfeer waarin medewerkers zich veilig voelen om zichzelf te zijn, hun zorgen te delen en problemen bespreekbaar te maken – dát is het fundament voor duurzame inzetbaarheid en gezond functioneren. Toch gebeurt het regelmatig dat medewerkers zich onveilig of ongehoord voelen. Denk aan grensoverschrijdend gedrag, integriteitskwesties of spanningen binnen het team.
In zulke gevallen is er één rol die het verschil maakt: de vertrouwenspersoon. Maar wat doet een vertrouwenspersoon precies? Hoe verloopt het contact, wat zijn de rechten van de melder, en hoe wordt de vertrouwelijkheid bewaakt?
Op deze pagina leggen we helder uit hoe een vertrouwenspersoon werkt – en waarom deze rol onmisbaar is binnen iedere organisatie.
Lees ook Is een vertrouwenspersoon verplicht?
WAT IS EEN VERTROUWENSPERSOON?
Een vertrouwenspersoon is een aanspreekpunt voor medewerkers die te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen, integriteitskwesties of psychosociale belasting. Deze professional luistert, adviseert, biedt begeleiding en weet wanneer en hoe te verwijzen.
Voorbeelden van situaties waarbij medewerkers contact zoeken:
- Pesten, intimidatie of (seksuele) grensoverschrijding
- Discriminatie of racisme op de werkvloer
- Integriteitskwesties zoals fraude, belangenverstrengeling of misbruik van positie
- Psychische klachten veroorzaakt door werkdruk of conflictsituaties
Een vertrouwenspersoon is geen hulpverlener in de medische zin, maar een begeleider die het gesprek op gang helpt en passende routes aanreikt. Bij MindFitPro zijn onze vertrouwenspersonen vaak óók psycholoog, waardoor we kunnen schakelen waar nodig.
HOE VERLOOPT HET CONTACT MET EEN VERTROUWENSPERSOON?
Een medewerker kan op eigen initiatief (vrijwillig) contact opnemen met de vertrouwenspersoon. Dit gebeurt meestal via een e-mailadres of telefoonnummer dat intern bekend is gemaakt.
Het contact bestaat doorgaans uit de volgende stappen:
1.
Eerste contactmoment
De medewerker neemt contact op en krijgt een uitnodiging voor een gesprek. Dit kan fysiek, telefonisch of online plaatsvinden. Bij MindFitPro zorgen we dat dit binnen vijf werkdagen geregeld is.
2.
Verkenning van de situatie
Tijdens het eerste gesprek krijgt de medewerker alle ruimte om zijn of haar verhaal te doen. De vertrouwenspersoon luistert zonder oordeel, stelt vragen, en checkt wat de medewerker nodig heeft.
3.
Toelichting op de rol
De vertrouwenspersoon licht toe:
- Wat wel en niet onder zijn/haar rol valt
- De grenzen van vertrouwelijkheid (bijv. bij strafbare feiten of acuut gevaar)
- Welke vervolgstappen mogelijk zijn
- Wat de rechten van de medewerker zijn
4.
Ondersteuning op maat
De vertrouwenspersoon biedt ondersteuning die aansluit bij de behoefte van de medewerker:
- Advies over hoe zelf het gesprek aan te gaan met collega of leidinggevende
- Begeleiding richting HR, bedrijfsarts of andere interne routes
- Ondersteuning bij een officiële klacht
- Emotionele verwerking of doorverwijzing naar professionele hulp
5.
Afronding of vervolgafspraken
Soms is één gesprek voldoende. In andere gevallen volgen meerdere gesprekken. Alles is vrijwillig: de medewerker bepaalt zelf hoelang en hoe intensief het contact verloopt.
HOE WORDT VERTROUWELIJKHEID GEWAARBORGD?
Vertrouwelijkheid is het fundament van de vertrouwenspersoon. Alles wat besproken wordt, blijft strikt vertrouwelijk – tenzij:
- De medewerker expliciet toestemming geeft tot delen
- Er sprake is van acuut gevaar voor de melder of anderen
- De vertrouwenspersoon te maken krijgt met strafbare feiten die wettelijk gemeld moeten worden
Bij MindFitPro hanteren we de beroepscode voor vertrouwenspersonen (LVV) én de gedragscode voor psychologen (NIP). Dat betekent:
- Geen verslaglegging in personeelsdossiers
- Geen informatieoverdracht zonder schriftelijke toestemming
- Gesprekken vinden plaats in veilige, afgesloten omgevingen
Onze vertrouwenspersonen bespreken altijd vooraf wat zij wél en niet kunnen doen en waar de grenzen van hun rol liggen.
HOE ONDERSCHEIDT MINDFITPRO ZICH?
MindFitPro biedt bedrijven een professioneel extern vangnet voor sociale veiligheid. Onze vertrouwenspersonen combineren:
- Jarenlange ervaring op de werkvloer
- Psychologische expertise
- Kennis van arbeidsrecht, integriteit en preventiebeleid
- Onafhankelijke positie (geen belangenverstrengeling)
Organisaties die via MindFitPro werken, hebben binnen 5 werkdagen een externe vertrouwenspersoon beschikbaar. Wij leveren ook:
- Trainingen voor leidinggevenden over omgaan met meldingen
- Bewustwordingssessies voor medewerkers
- AVG-proof rapportages voor beleidsdoeleinden (anoniem en geanonimiseerd)
We richten ons op preventie én oplossing: hoe eerder een signaal wordt opgepakt, hoe kleiner de schade en hoe groter de kans op herstel.
VOOR WIE IS DE VERTROUWENSPERSOON ER?
De vertrouwenspersoon is er voor iedere medewerker, ongeacht functie, contractvorm of dienstverband. Dit betekent dus ook:
- Uitzendkrachten
- Stagiaires
- Vrijwilligers
- Freelancers die in opdracht van de organisatie werken
Het is belangrijk dat het contact met de vertrouwenspersoon laagdrempelig is. Daarom helpen we organisaties ook bij de interne communicatie rondom bereikbaarheid en zichtbaarheid van de vertrouwenspersoon.
WAT IS HET RESULTAAT VAN GOEDE BEGELEIDING?
Een goed functionerende vertrouwenspersoon draagt bij aan:
✅ Lagere verzuimcijfers
✅ Minder kans op escalaties of juridische trajecten
✅ Hogere medewerkerstevredenheid
✅ Sterkere reputatie als sociaal veilige werkgever
✅ Vroegtijdige signalering van patronen die vragen om beleid
Met een professionele vertrouwenspersoon laat je als organisatie zien dat je veiligheid niet op zijn beloop laat.
DE KOSTEN VAN NIKS DOEN?
Geen vertrouwenspersoon betekent niet dat er niets speelt – alleen dat signalen blijven liggen. En dat heeft gevolgen:
- Verzuim door stress, angst of conflict
- Onveilige werksfeer en verloop van personeel
- Tuchtklachten, juridische conflicten of reputatieschade
- Negatieve beoordeling in audits of inspecties
Bij MindFitPro geloven we: voorkomen is beter én goedkoper dan genezen.
DIRECT REGELEN VOOR JOUW ORGANISATIE?
Wil je een vertrouwenspersoon inzetten die écht werkt – zonder wachtlijsten, zonder ruis, mét resultaat?
Neem contact op met MindFitPro. Wij zorgen binnen 5 werkdagen voor een passende match.
📧 Mail: info@mindfitpro.nl
📞 Bel: 085 – 0046579
Psychologische zorg op de werkvloer begint bij luisteren.
En luisteren begint bij vertrouwen.
Kies professioneel. Kies MindFitPro.