Mag je het voertuig van een werknemer laten volgen?

Alles wat werkgevers en werknemers moeten weten over voertuigtracking, privacy en bedrijfsrecherche

Het komt steeds vaker voor: bedrijven die bedrijfswagens of leaseauto’s uitrusten met GPS-volgsystemen. Handig voor rittenregistratie, maar ook bruikbaar om te controleren of een werknemer wel netjes met het voertuig omgaat.

Toch is de vraag: mag dat zomaar?

Het antwoord is: niet altijd. In deze uitgebreide gids legt MindFitPro uit wanneer het volgen van een voertuig van een werknemer is toegestaan, welke regels gelden volgens de AVG, en wat u als werkgever wél en níet mag doen.

Wat betekent het volgen van een voertuig juridisch gezien?

Het volgen van een voertuig met GPS of andere technieken valt onder het verwerken van persoonsgegevens.

Waarom? Omdat het mogelijk is om de locatie en het gedrag van een specifieke werknemer te herleiden. Daarmee gelden automatisch de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Elke vorm van tracking – ook als het via een app of boordcomputer gebeurt – moet dus noodzakelijk, proportioneel en transparant zijn.

Wanneer mag je een voertuig volgen van een werknemer?

Het volgen van voertuigen mag alleen onder specifieke voorwaarden.

Toegestaan in deze situaties:

1. Rittenregistratie voor de Belastingdienst
   
   • Als u een sluitende rittenadministratie moet bijhouden (bijv. bij een auto van de zaak).
   • Alleen zakelijke ritten worden geregistreerd; privéritten mogen niet zomaar zichtbaar zijn.
3. Veiligheid en bescherming van bedrijfseigendommen
   
   • Bij hoge veiligheidsrisico’s, waardevolle ladingen of kans op diefstal.
   • Dan mag tracking gericht zijn op de bescherming van het voertuig of goederen, niet de werknemer.
5. Noodzakelijke bedrijfsvoering
   
   • Bijvoorbeeld bij transport- of koeriersbedrijven, waar de locatie nodig is om de planning te coördineren.
7. Na duidelijke informatie en instemming
   
   • De werknemer moet weten dat en waarom er tracking plaatsvindt.
   • Dit moet schriftelijk zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in het personeelshandboek of privacyreglement.

Wanneer mag het níet?

❌ 

Niet toegestaan:

• Om het privégedrag van een werknemer te volgen.
• Zonder dat de werknemer op de hoogte is gesteld.
• Voor controle uit nieuwsgierigheid of wantrouwen.
• Bij voertuigen die ook privé gebruikt mogen worden, tenzij er een uitschakelknop of privémodus is ingesteld.
• Als de werkgever geen gerechtvaardigd belang kan aantonen.

Kort gezegd: het volgen mag alleen als het noodzakelijk is voor het werk en de werknemer duidelijk is geïnformeerd.

Wat zegt de wet (AVG en Autoriteit Persoonsgegevens)?

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet GPS-tracking als een vergaande inbreuk op de privacy van werknemers.

Daarom gelden strikte regels:

Als een werkgever deze regels overtreedt, kan de Autoriteit Persoonsgegevens forse boetes opleggen en kan de werknemer zelfs schadevergoeding eisen.

Mag een bedrijfsrechercheur een voertuig volgen?

Een bedrijfsrechercheur mag in sommige gevallen een voertuig volgen, maar alleen met vergunning van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (POB-vergunning).

Zelf trackingapparatuur plaatsen zonder juridische basis is niet toegestaan.

Toegestaan is:

• Observatie of GPS-volging in opdracht van een werkgever,
  als er een zwaarwegend vermoeden van fraude of diefstal is.
• De werkgever moet kunnen aantonen dat minder ingrijpende middelen onvoldoende waren.
• Het onderzoek moet proportioneel zijn en goed gedocumenteerd worden.

MindFitPro werkt uitsluitend met gecertificeerde bedrijfsrechercheurs die voldoen aan deze eisen.

Wat zijn de risico’s voor werkgevers bij onrechtmatig volgen?

• Boete van de Autoriteit Persoonsgegevens (tot miljoenen euro’s).
• Arbeidsconflict of reputatieschade.
• Onbruikbaar bewijs in rechtszaken.
• Verlies van vertrouwen bij personeel.

Een verkeerd uitgevoerde tracking-actie kan dus meer schade aanrichten dan voorkomen.

Hoe kunt u het goed regelen?

Tips voor werkgevers:

1. Maak een duidelijke privacyverklaring waarin het doel van tracking wordt uitgelegd.
2. Gebruik tracking alleen voor zakelijke ritten of veiligheid.
3. Zorg voor een privémodus of schakelmogelijkheid.
4. Beperk de toegang tot de gegevens (alleen bevoegde personen).
5. Controleer of de leverancier AVG-proof werkt.
6. Laat bij verdenking van fraude altijd eerst een professioneel onderzoek uitvoeren.

Wat te doen bij een vermoeden van misbruik of fraude?

Als u denkt dat een werknemer misbruik maakt van het voertuig (bijv. rijden tijdens ziekte, privé-ritten declareren of lading verduisteren), schakel dan niet direct politie of trackingsoftware in.

Laat eerst een bedrijfsrechercheur van MindFitPro beoordelen of er genoeg aanleiding is voor verder onderzoek.

Zo voorkomt u privacyschending, reputatieschade én juridische problemen.

MindFitPro: integriteit, privacy en onderzoek onder één dak

MindFitPro is specialist in:

• Bedrijfsrecherche & integriteitsonderzoek
• Vertrouwenspersonen & mediation
• Psychologische zorg bij werkconflicten

Wij helpen bedrijven om fraude te onderzoeken zonder privacy te schenden.

Altijd binnen de kaders van de wet, met oog voor mens én organisatie.