Valse facturen
Wat zijn ze, hoe herkent u ze, wat zegt de wet — én wat kunt u doen? Valse facturen
In veel organisaties worden valse facturen onderschat als risico, terwijl ze enorme financiële schade kunnen veroorzaken en juridische consequenties hebben.
Bij MindFitPro helpen wij bedrijven én medewerkers om valse facturen te herkennen, te onderzoeken en te voorkomen — met aandacht voor technische, organisatorische én menselijke aspecten.
Wat zijn valse facturen?
Een valse factuur is een factuur die niet overeenkomt met een daadwerkelijke geleverde dienst of product — of die zodanig is vervalst dat hij misleidend is.
Voorbeelden:
- Facturen voor diensten die nooit zijn geleverd
- Facturen met gewijzigde bankgegevens om geld om te leiden
- Facturen waarbij de omschrijving of het bedrag onnatuurlijk vaak verandert
- Facturen die zijn aangemaakt met als doel belastingvoordeel, zoals onterecht terugvragen BTW of kosten aftrekken
Valse facturen vallen vaak onder de noemer factuurfraude of spookfacturen omdat er op papier iets gefactureerd wordt wat in werkelijkheid niet heeft plaatsgevonden.
Wat zegt de wet?
Vervalsing / valsheid in geschrifte
Het opmaken of gebruiken van valse facturen valt onder het strafbare feit van valsheid in geschrifte zoals geregeld in artikel 225 van het Wetboek van Strafrecht (WvSr).
- Wie een geschrift (zoals een factuur) vervalst of gebruikt alsof het echt is, riskeert een gevangenisstraf tot 6 jaar of een geldboete van de vijfde categorie.
- Ook het gebruiken of voorhanden hebben van een vervalst document is strafbaar.
Fiscale en administratieve verplichtingen
- Volgens de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) artikel 52 heeft iedere administratieplichtige de plicht om alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing juist en volledig op te nemen — dit omvat ook facturen.
- Indien valse facturen zijn opgenomen, kan dit leiden tot vervolging onder artikel 225 WvSr én belastingstrafrechtelijke vervolging.
- Valse facturen kunnen tevens een grondslag vormen voor witwaszaken — als de illegale opbrengst via facturen wordt verhuld.
Recente jurisprudentie
Het Openbaar Ministerie (OM) eist in recente zaken voorbeeldstraffen voor organisaties en personen die zijn betrokken bij grootschalige valse facturen-constructies (bijv. valse facturenfabrieken).
Waarom ontstaan valse facturen?
Valse facturen ontstaan vaak door een combinatie van factoren:
- Gebrek aan interne controles, waardoor facturen worden goedgekeurd zonder verificatie
- Vertrouwen in leveranciers of onbekende betalende partijen zonder check van bankdetails
- Tijddruk, waardoor medewerkers minder kritisch zijn
- Behoefte aan belastingvoordeel of het witwassen van geld
- Organisatiestructuren waarin functies zijn onvoldoende gescheiden (bijv. inkoper = goedkeurder)
Hoe herkent u valse facturen?
Hier vindt u praktische signalen en tips:
Signalen
- Factuurbedragen of frequenties die afwijken van normaal patroon
- Nieuwe of onbekende leveranciers die ineens factureren
- Wijzigingen in bankrekeningnummer zonder verificatie
- Facturen zonder juiste registratie of BTW-nummer
- Identieke facturen regelmatig terugkerend of met minimale verschillen
- Correspondentie via privé-e-mail of buiten gebruikelijke kanalen
- Spoedbetalingen of verzoeken buiten normale procedure
Tips voor bedrijven
- Implementeer het vier-ogenprincipe voor betaalopdrachten
- Verifieer leveranciers bij wijzigingen van bankrekeningnummer via een ander kanaal (telefoon)
- Maak een intern fraudebeleid en train medewerkers in het herkennen van valse facturen
- Segmenteer functies: wie inkoopt, keurt niet goed
- Gebruik boekhoudsoftware met automatische controles en waarschuwingen
- Houd regelmatige audits of steekproeven van facturen
Wat kunt u doen bij vermoeden van valse facturen?
- Betaal de factuur niet direct — stop de betaling of houd deze aan als er twijfels zijn.
- Verzamel bewijs: factuur, e-mailcorrespondentie, bankgegevens, contracten.
- Verifieer: neem contact op met de leverancier via het bekende nummer of onafhankelijke bron.
- Meld intern: informeer HR, compliance, vertrouwenspersoon of directie.
- Schakel onafhankelijk onderzoek in: bijvoorbeeld een extern onderzoek door MindFitPro.
- Voer herstelmaatregelen door: corrigeer de administratie, informeer boekhouding en zorg dat procesverbeteringen worden ingevoerd.
Onderzoek valse facturen door MindFitPro
Bij vermoeden van een valse factuur of fraude in facturatie begeleidt MindFitPro het traject van intake tot rapportage:
- Intake en risicoscan: wat is er gemeld, welke partijen zijn betrokken?
- Feitenonderzoek: analyse van facturen, boekhouding, correspondentie en bankstromen.
- Juridisch rapport: objectief, bruikbaar voor interne of externe vervolging.
- Advies en implementatie: hoe voorkomt u herhaling – training, beleid, controles.
Wij werken volgens de normen van vergunninghoudende bedrijfsrecherchebureaus, AVG en zorgvuldige privacy-regels.
Waarom kiezen voor MindFitPro?
- Eén partner voor integriteit, onderzoek én herstel
- Juridisch onderbouwde aanpak voor factuurfraude
- Discrete en landelijke beschikbaarheid – snel inzetbaar
- Mensgerichte benadering: niet alleen de feiten, maar ook de gevolgen voor medewerkers
- Vaste prijs / abonnement – geen lange wachttijden
📞 Direct hulp of advies?
Heeft u een vermoeden van valse facturen, of wilt u uw organisatie beschermen? Neem vandaag nog contact op met
MindFitPro – Psychologische zorg én bedrijfsintegriteit op de werkvloer