Vertrouwenspersoon aanstellen

VERTROUWENSPERSOON AANSTELLEN: HOE, WAAROM EN WAT LEVERT HET OP?

EEN VEILIGE WERKOMGEVING BEGINT BIJ EEN VERTROUWENSPERSOON

Ongewenste omgangsvormen, integriteitskwesties, werkstress of conflictsituaties. Elke organisatie krijgt er vroeg of laat mee te maken. Maar hoe zorg je ervoor dat medewerkers hun verhaal kunnen doen zonder angst voor repercussies?

Het antwoord: een vertrouwenspersoon aanstellen.

In dit artikel lees je:

  • Wat de rol is van een vertrouwenspersoon
  • Waarom steeds meer organisaties er één aanstellen
  • Hoe je dit professioneel en praktisch aanpakt
  • En waarom werken met MindFitPro direct het verschil maakt

lees ook eens Is een vertrouwenspersoon verplicht?

WAT DOET EEN VERTROUWENSPERSOON?

Een vertrouwenspersoon is een professioneel en onafhankelijk aanspreekpunt voor medewerkers die te maken krijgen met:

  • Pesten of ongewenste omgangsvormen
  • Seksuele intimidatie of discriminatie
  • Werkdruk, stress of overspanning
  • Conflicten met collega’s of leidinggevenden
  • Vermoedens van integriteitsproblemen (bijv. fraude, belangenverstrengeling)

De vertrouwenspersoon biedt:

✅ Een luisterend oor

✅ Informatie over mogelijke vervolgstappen

✅ Begeleiding bij het bespreekbaar maken van situaties

✅ Ondersteuning bij een formele melding

✅ Doorverwijzing naar hulp of bemiddeling

Alles gebeurt op basis van vertrouwen en discretie. De medewerker houdt altijd zelf de regie.

WAAROM EEN VERTROUWENSPERSOON AANSTELLEN?

1. 

Voorkomen van verzuim en conflicten

Medewerkers die zich onveilig voelen, melden zich vaker ziek of raken overspannen. Dit leidt tot langdurig verzuim, productiviteitsverlies en extra kosten. Een vertrouwenspersoon signaleert problemen vroegtijdig en voorkomt escalatie.

2. 

Zorgplicht volgens de Arbowet

Volgens artikel 3 van de Arbowet ben je als werkgever verplicht om beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een bewezen effectieve maatregel binnen dit beleid.

Hoewel (nog) niet wettelijk verplicht, wordt het door rechters, inspectie en brancheverenigingen gezien als essentieel onderdeel van goed werkgeverschap.

3. 

Professionele afhandeling van gevoelige situaties

Niet alle klachten zijn geschikt voor een gesprek met HR of leidinggevenden. Denk aan meldingen over grensoverschrijdend gedrag of misstanden binnen het management. Een vertrouwenspersoon biedt hier een onafhankelijke, veilige route.

4. 

Versterking van je reputatie als werkgever

Sollicitanten en medewerkers kiezen steeds vaker voor een werkgever waar aandacht is voor mentale gezondheid en veiligheid. Door het aanstellen van een vertrouwenspersoon laat je zien dat je je medewerkers serieus neemt.

INTERNE OF EXTERNE VERTROUWENSPERSOON AANSTELLEN?

Bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon kun je kiezen voor een interne of externe oplossing.

Interne vertrouwenspersoon:

  • Werkt binnen de organisatie (bijv. HR, preventiemedewerker)
  • Is bekend bij medewerkers
  • Kent de interne cultuur en verhoudingen

Nadelen:

  • Risico op belangenverstrengeling
  • Minder gevoel van anonimiteit bij medewerkers
  • Beperkte ervaring met gevoelige klachten

Externe vertrouwenspersoon:

  • Wordt ingehuurd via een partij zoals MindFitPro
  • Volledig onafhankelijk en professioneel opgeleid
  • Grotere vertrouwelijkheid en objectiviteit

Voordelen:

  • Veilig aanspreekpunt bij meldingen over collega’s of management
  • Ruime ervaring met complexe situaties
  • AVG-proof werkwijze en onafhankelijk rapporteren

Veel organisaties kiezen voor een combinatie: intern voor laagdrempelig contact, extern voor neutraliteit bij gevoelige zaken.

HOE STEL JE EEN VERTROUWENSPERSOON AAN?

Een vertrouwenspersoon aanstellen doe je in 6 stappen:

1. 

Bepaal de behoefte

Analyseer wat je organisatie nodig heeft. Hoe groot is het bedrijf? Wat speelt er? Is er al PSA-beleid?

2. 

Kies intern, extern of gecombineerd

Interne kracht opleiden of een externe professional inhuren? MindFitPro helpt je kiezen.

3. 

Maak de rol formeel

Leg taken, bevoegdheden en werkwijze vast in een functieomschrijving of beleidstekst.

4. 

Communiceer naar medewerkers

Een vertrouwenspersoon moet zichtbaar en toegankelijk zijn. Gebruik e-mail, intranet, posters of onboarding.

5. 

Zorg voor bekendheid van de route

Leg medewerkers uit hoe ze contact kunnen opnemen en wat ze kunnen verwachten.

6. 

Evalueer jaarlijks

Wat zijn de ervaringen? Wat komt er binnen? Waar zit groei of verbetering?

MINDFITPRO: VERTROUWENSPERSONEN DIE WERKEN

Bij MindFitPro werken alleen vertrouwenspersonen met:

🔸 Achtergrond in bedrijfspsychologie, HR of integriteit

🔸 Aansluiting bij beroepsverenigingen (LVV, NIP)

🔸 Ruime ervaring in bedrijfsleven en non-profit

🔸 Training in gespreksvoering, grensoverschrijdend gedrag en meldstructuren

Wat je van ons mag verwachten:

✅ Vertrouwenspersoon beschikbaar binnen 5 werkdagen

✅ Flexibele contractvormen (los, abonnement of op afroep)

✅ AVG-proof rapportage op team- of organisatieniveau

✅ Workshops en communicatie om de vertrouwenspersoon bekend te maken

✅ Koppeling met psychologische hulp, coaching of mediation indien nodig

Met MindFitPro haal je niet alleen een vertrouwenspersoon in huis, maar een complete aanpak voor sociale veiligheid.

DE KOSTEN VAN NIKS DOEN

Zonder vertrouwenspersoon:

❌ Blijven problemen onder de radar

❌ Komen meldingen direct bij de inspectie, pers of rechter

❌ Escaleren conflicten met langdurig verzuim of vertrek als gevolg

❌ Lijd je reputatieschade als werkgever

❌ Voldoe je mogelijk niet aan je wettelijke zorgplicht

De investering in een vertrouwenspersoon weegt niet op tegen de kosten van afwezigheid.

DIRECT EEN VERTROUWENSPERSOON AANSTELLEN?

Wil je het direct goed regelen? Kies voor zekerheid en laat ons je helpen met het aanstellen van een externe of gecombineerde vertrouwenspersoon.

📧 info@mindfitpro.nl

📞 085 – 130 92 41

🌐 www.mindfitpro.nl

Binnen 5 werkdagen is jouw organisatie voorzien van een professionele vertrouwenspersoon. Discreet, deskundig en doeltreffend.

SAMENVATTING: DAAROM NU EEN VERTROUWENSPERSOON AANSTELLEN

  • Draagt bij aan veiligheid, welzijn en vertrouwen op de werkvloer
  • Voorkomt verzuim, escalatie en reputatieschade
  • Voldoet aan verwachtingen vanuit Arbowet en werkgeverschap
  • Versterkt je aantrekkelijkheid als werkgever
  • Met MindFitPro ben je binnen enkele dagen professioneel geregeld

Psychologische zorg op de werkvloer begint bij vertrouwen.

Kies preventie. Kies kwaliteit. Kies MindFitPro.