Wat mag een vertrouwenspersoon niet doen?
Een vertrouwenspersoon is er om medewerkers te ondersteunen bij ongewenste omgangsvormen, integriteitskwesties of andere werkgerelateerde problemen. Maar om de rol zuiver en professioneel te houden, zijn er ook duidelijke grenzen. Weten wat een vertrouwenspersoon niet mag doen, is minstens zo belangrijk als weten wat hij of zij wél doet.
In dit artikel zetten we de belangrijkste punten overzichtelijk op een rij.
1. Geen partij kiezen
Een vertrouwenspersoon is onafhankelijk en neutraal. Hij of zij staat niet aan de kant van werkgever of werknemer, maar ondersteunt uitsluitend bij het proces. De vertrouwenspersoon kiest dus geen partij en neemt ook geen beslissingen over wie “gelijk” heeft.
2. Geen onderzoek uitvoeren
Het is een misverstand dat een vertrouwenspersoon zaken onderzoekt. Een vertrouwenspersoon verzamelt geen bewijs en doet geen waarheidsvinding. Dat is een taak voor bijvoorbeeld HR, een klachtencommissie of een externe onderzoeksinstantie.
3. Geen sancties opleggen
Een vertrouwenspersoon kan geen maatregelen of straffen opleggen. Hij of zij begeleidt het proces, biedt een luisterend oor en kan adviseren over vervolgstappen. Het is aan de werkgever of een klachtencommissie om maatregelen te nemen.
4. Geen vervanging van HR of management
Een vertrouwenspersoon is geen verlengstuk van HR of leidinggevenden. Hij of zij neemt geen taken over, zoals het oplossen van arbeidsconflicten of het beoordelen van prestaties. De rol is aanvullend en ondersteunend, niet vervangend.
5. Geen inhoudelijke mediation
Hoewel een vertrouwenspersoon kan doorverwijzen naar mediation, is hij of zij geen mediator. De vertrouwenspersoon begeleidt de melder bij het maken van keuzes, maar bemiddelt niet actief tussen partijen in een conflict.
6. Geen schending van vertrouwelijkheid
Alles wat een medewerker deelt met een vertrouwenspersoon is strikt vertrouwelijk. Alleen met toestemming van de medewerker kan informatie worden gedeeld. Er zijn enkele uitzonderingen, zoals een acuut gevaar voor de veiligheid van de melder of anderen – maar in alle andere gevallen geldt absolute geheimhouding.
Waarom zijn deze grenzen zo belangrijk?
Door zich strikt aan deze afspraken te houden, blijft de rol van de vertrouwenspersoon veilig, onafhankelijk en betrouwbaar. Werknemers weten dat zij hun verhaal kunnen doen zonder angst dat er onbedoelde gevolgen ontstaan. Werkgevers weten dat de vertrouwenspersoon geen ongepaste taken oppakt die buiten zijn of haar rol vallen.
MindFitPro: professioneel en onafhankelijk
Bij MindFitPro werken wij uitsluitend met gecertificeerde externe vertrouwenspersonen die deze professionele grenzen respecteren. Zo weet je zeker dat medewerkers terechtkunnen bij een deskundige, en dat het proces voor iedereen veilig en eerlijk blijft.