Vermoeden van fraude door een werknemer – wat kun en moet je doen (en wat juist niet)?

Fraude op de werkvloer: snel, zorgvuldig en professioneel handelen

Een werknemer die mogelijk fraudeert – dat is een nachtmerrie voor elke werkgever. Of het nu gaat om urenfraude, declaratiegedrag, diefstal van goederen of misbruik van bedrijfsinformatie, één verkeerde stap kan grote gevolgen hebben.

Niet alleen financieel, maar ook juridisch en emotioneel.

MindFitPro helpt werkgevers en HR-afdelingen bij integriteitskwesties, bedrijfsrecherche, mediation en vertrouwenszaken. In dit artikel lees je precies wat je wél en niet moet doen als je fraude vermoedt binnen je organisatie.

Wat je direct wél kunt doen bij een fraude-vermoeden

1. Verzamel feiten, geen vermoedens

Begin met het objectief verzamelen van informatie.

Noteer:

• Data, tijden, betrokken personen
• Onregelmatigheden in administratie of systemen
• Getuigenverklaringen of e-mails

Gebruik deze informatie nog niet in gesprekken, maar bouw eerst een feitelijke basis.

Tip: laat een onafhankelijk onderzoek uitvoeren via een gecertificeerd bedrijfsrechercheur (zoals bij MindFitPro). Zo waarborg je de juridische zuiverheid van bewijs.

2. Controleer je interne regels en procedures

Check je personeelshandboek, arbeidscontract en eventuele gedragscodes.

Daarin staat vaak:

• Of onderzoek is toegestaan
• Of cameratoezicht of systeemcontrole mag worden ingezet
• Welke disciplinaire stappen mogelijk zijn

Let op: controle is alleen toegestaan als deze proportioneel en noodzakelijk is.

3. Raadpleeg HR of een vertrouwenspersoon

Betrek nooit direct de hele organisatie. Informeer alleen degenen die strikt noodzakelijk zijn, zoals HR, je vertrouwenspersoon of bedrijfsjurist.

Zo voorkom je reputatieschade, roddels of onnodige escalatie.

4. Schakel een bedrijfsrechercheur in

Een onafhankelijke bedrijfsrechercheur mag feitenonderzoek doen, digitale sporen volgen en verklaringen opnemen.

MindFitPro werkt samen met vergunninghoudende rechercheurs die precies weten wat juridisch mag en wat niet.

Voordelen:

• Juridisch correcte bewijsvoering
• Discrete aanpak
• Volledige rapportage bruikbaar voor eventuele ontslagprocedure

Wat je beter níet kunt doen

1. Geen overhaaste beschuldigingen

Een directe confrontatie zonder bewijs kan de medewerker waarschuwen, bewijzen vernietigen of leiden tot juridische claims.

2. Geen privé-onderzoek uitvoeren

Zelf telefoons, e-mails of kluizen doorzoeken mag niet zonder grondige juridische basis. Dat geldt ook voor camerabeelden of gps-tracking.

Dit kan leiden tot schending van de AVG of privacywetgeving, met hoge boetes tot gevolg.

3. Geen loon zomaar inhouden

Zolang er geen bewezen fraude is, mag je geen loonbetaling opschorten of stopzetten zonder juridische onderbouwing. Doe dit alleen in overleg met een advocaat of bedrijfsjurist.

4. Geen druk of dreiging tijdens gesprekken

Dwing een medewerker nooit tot een bekentenis. Een emotionele of juridisch onzorgvuldige benadering kan later tegen je werken.

Wat zijn je rechten en plichten als werkgever?

Wanneer mediation inzetten?

Soms ligt de zaak niet zwart-wit. Er kan sprake zijn van misverstanden, communicatiefouten of een verstoorde relatie.

In dat geval is mediation een verstandige stap om:

• Het gesprek open te breken
• De schade te beperken
• Te onderzoeken of herstel of nette beëindiging mogelijk is

Bij MindFitPro begeleiden MfN-geregistreerde en certificerende mediators bedrijven in dit soort delicate situaties, vaak in combinatie met bedrijfsrecherche en vertrouwenspersonen.

De integrale aanpak van MindFitPro

MindFitPro biedt werkgevers een compleet pakket bij verdenkingen van fraude of integriteitsschendingen:

• Bedrijfsrecherche: juridisch correct onderzoek naar feiten en bewijzen
• Mediation: de-escalatie of beëindiging van het arbeidsconflict
• Psychologische begeleiding: nazorg voor betrokkenen en teams
• Vertrouwenspersoon: preventie van integriteitsproblemen

“Onze kracht is snelheid, discretie en deskundigheid — zodat je als werkgever professioneel kunt handelen zonder de regie te verliezen.”

Wat levert dit op?

Een zorgvuldig fraudeonderzoek met mediation bespaart organisaties vaak duizenden euro’s aan:

• Loondoorbetaling bij schorsing
• Advocaatkosten
• Juridische procedures
• Reputatieschade en onrust

Bedrijven met een MindFitPro-abonnement krijgen:

• Binnen 24 uur hulp van een bedrijfsrechercheur of mediator
• korting op alle onderzoeken
• Direct advies van onze integriteitsspecialisten

Hulp of advies nodig bij fraude op de werkvloer?

Twijfel niet te lang. Fraudeonderzoek en mediation vragen om snelheid én zorgvuldigheid.

MindFitPro staat klaar voor werkgevers in heel Nederland.