Privacyregels overtreden op de werkvloer

Privacyregels overtreden op de werkvloer

Wat mag wel, wat niet – en wat kunt u doen bij overtreding?Privacyregels overtreden op de werkvloer

In een tijd waarin bijna alle bedrijfsprocessen digitaal verlopen, is privacybescherming belangrijker dan ooit. Toch gaan er in organisaties dagelijks dingen mis: documenten die verkeerd worden gemaild, gesprekken die worden afgeluisterd, personeelsgegevens die te veel worden gedeeld.

Het overtreden van privacyregels is niet alleen vervelend voor medewerkers, maar kan ook leiden tot boetes, reputatieschade en juridisch risico voor werkgevers.

Wat zijn privacyregels eigenlijk?

Privacyregels zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze wet bepaalt hoe organisaties met persoonsgegevens mogen omgaan.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets zeggen over een persoon, zoals:

• naam, adres, e-mailadres of telefoonnummer
• personeelsdossiers
• ziekteverzuim-informatie
• camerabeelden
• salaris- of beoordelingsgegevens

De AVG verplicht werkgevers om zorgvuldig, doelgericht en veilig met deze informatie om te gaan.

Wat betekent het als iemand privacyregels overtreedt?

Een overtreding van privacyregels (ook wel “datalek” of “privacyschending”) betekent dat persoonsgegevens onrechtmatig zijn ingezien, gedeeld, opgeslagen of gebruikt.

Dat kan op veel manieren gebeuren, bijvoorbeeld:

• Een medewerker bekijkt dossiers zonder bevoegdheid.
• Een leidinggevende deelt medische of persoonlijke informatie.
• Er wordt heimelijk gefilmd of opgenomen.
• E-mailadressen worden in een open verzendlijst gezet.
• Beveiliging van systemen is onvoldoende, waardoor gegevens uitlekken.

Zelfs een goedbedoelde fout – zoals een verkeerd gemaild document – kan juridisch een datalek zijn.

Wat moet een werkgever doen bij overtreding van privacyregels?

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor een veilige omgang met persoonsgegevens.

Bij een (vermoedelijke) overtreding gelden duidelijke stappen:

1. Melding intern vastleggen
   Noteer wat er is gebeurd, wanneer en welke gegevens zijn betrokken.
2. Onderzoek of het een datalek is
   Bekijk of er sprake is van risico voor betrokkenen (zoals identiteitsfraude, reputatieschade of emotionele schade).
3. Melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
   Als er risico’s zijn, moet het binnen 72 uur gemeld worden.
4. Betrokkenen informeren
   Vertel duidelijk wat er is gebeurd en wat de organisatie doet om herhaling te voorkomen.
5. Leren en verbeteren
   Evalueer processen, beveiliging en bewustwording.

Een overtreding verzwijgen of negeren kan leiden tot hoge boetes en verlies van vertrouwen bij medewerkers.

Rol van de vertrouwenspersoon

Medewerkers die merken dat hun privacy wordt geschonden, weten vaak niet waar ze terecht kunnen.

Een vertrouwenspersoon biedt dan een veilige route om melding te doen zonder direct de spanning op te voeren.

Bij MindFitPro luisteren onze vertrouwenspersonen naar het verhaal, leggen uit welke rechten iemand heeft en adviseren over vervolgstappen – bijvoorbeeld:

• intern gesprek,
• formele melding bij de functionaris gegevensbescherming,
• of een onafhankelijk onderzoek als er structurele overtredingen zijn.

Zo ontstaat duidelijkheid zonder dat iemand meteen tegenover zijn werkgever komt te staan.

Onderzoek door MindFitPro Bedrijfsrecherche

Bij structurele of ernstige overtredingen kan een werkgever onafhankelijk onderzoek laten uitvoeren.

MindFitPro werkt met vergunninghoudende particuliere onderzoekers (bedrijfsrecherche) die discreet en juridisch correct feitenonderzoek doen.

Wij onderzoeken bijvoorbeeld:

• onrechtmatig delen van personeelsdossiers,
• misbruik van camerabeelden of geluidsopnames,
• datalekken via e-mail of cloudsystemen,
• schending van geheimhouding of vertrouwelijke informatie.

Onze rapportages zijn juridisch bruikbaar en voldoen aan de AVG-richtlijnen.

Tips voor werkgevers

1. Voorkom datalekken met beleid en training
   Zorg dat elke medewerker weet wat wel en niet mag met persoonsgegevens.
2. Beperk toegang
   Alleen medewerkers die gegevens nodig hebben, mogen ze inzien.
3. Gebruik veilige communicatiekanalen
   Vermijd het delen van gevoelige informatie via privé-apps of onbeveiligde e-mail.
4. Controleer beveiligingssystemen regelmatig
   Verouderde software of open netwerken zijn de grootste risico’s.
5. Stel een functionaris gegevensbescherming aan
   Die houdt toezicht op naleving van privacyregels.
6. Reageer direct bij een overtreding
   Hoe sneller u handelt, hoe kleiner de schade.

Juridische gevolgen van overtreding

Het overtreden van privacyregels kan leiden tot:

• Boetes door de Autoriteit Persoonsgegevens (tot miljoenen euro’s).
• Civiele claims van medewerkers of klanten.
• Strafrechtelijke vervolging bij opzet of misbruik.
• Aantasting van reputatie en vertrouwen.

Voor medewerkers kan het disciplinaire gevolgen hebben, zoals waarschuwingen of ontslag, afhankelijk van de ernst.

Wat doet MindFitPro bij privacyproblemen?

MindFitPro – Psychologische zorg op de werkvloer ondersteunt organisaties bij het voorkomen en onderzoeken van privacy-schendingen.

Wij bieden:

• Vertrouwenspersonen voor medewerkers die melding willen doen,
• Mediators voor herstel van vertrouwen tussen partijen,
• Bedrijfsrechercheurs voor onafhankelijk onderzoek,
• Trainingen en beleidsondersteuning voor privacy en integriteit.

Onze kracht ligt in de combinatie van menselijkheid en juridische zorgvuldigheid.

Waarom kiezen voor MindFitPro?

• Geen wachtlijsten, landelijke dekking binnen 48 uur

• Juridisch onderbouwde rapportages

• AVG-conforme werkwijze

• Vertrouwenspersonen, mediators en onderzoekers onder één dak

Transparante tarieven via abonnement

📞 Advies of onderzoek nodig?

Neem contact op met

MindFitPro – Psychologische zorg op de werk