Wat mag je vragen en wat moet je vastleggen bij een zieke werknemer?
Als werkgever krijgt u vroeg of laat te maken met een ziekmelding. Maar wat mag u eigenlijk vragen aan een zieke werknemer? En wat bent u verplicht om vast te leggen in het kader van de verzuimadministratie? Wat mag je vragen en wat moet je vastleggen bij een zieke werknemer
In dit artikel zetten wij de belangrijkste regels en verplichtingen op een rij – juridisch correct en praktisch toepasbaar.
🤒 Mag je als werkgever vragen wat iemand heeft?
Nee. U mag niet vragen naar de medische oorzaak of diagnose van de ziekmelding. Dit valt onder het medisch beroepsgeheim en de AVG (privacywetgeving). Alleen een bedrijfsarts of arbodienst mag hierover informatie ontvangen en beoordelen.
Wat u wél mag vragen:
- Wat is het telefoonnummer en het (verpleeg)adres?
- Wat is de vermoedelijke duur van het verzuim?
- Is er sprake van lopende werkzaamheden die overgenomen moeten worden?
- Wanneer en hoe is de werknemer bereikbaar voor contact of overleg?
- Is er sprake van gedeeltelijke inzetbaarheid (bijvoorbeeld aangepast werk)?
- Verwacht de werknemer spoedig terug te keren of zijn er signalen van langdurig verzuim?
Let op: u mag géén vragen stellen over medische details, psychische aandoeningen of behandelingen. Ook niet “tussen de regels door”.
🗂️ Wat moet u vastleggen bij een ziekmelding?
U bent als werkgever verplicht om een correcte verzuimregistratie bij te houden. Dit is belangrijk voor:
- Het verzuimdossier (bij langdurige ziekte en re-integratie)
- De loondoorbetalingsverplichting
- Contact met de arbodienst of bedrijfsarts
- Eventuele aanvragen bij het UWV (zoals WIA)
Wat mag u vastleggen?
✅ Datum van ziekmelding
✅ Aard van het contact (bijv. telefonisch)
✅ Vermoedelijke duur van het verzuim
✅ Eventuele werkafspraken (bijvoorbeeld overdracht of tijdelijke aanpassing)
✅ Bereikbaarheid werknemer
✅ Gegevens voor de arbodienst (niet-medisch)
Wat mag u niet vastleggen?
🚫 Diagnose of medische achtergrond
🚫 Medicatie of behandelingen
🚫 Psychische of lichamelijke klachten
🚫 Informatie uit privéleven zonder zakelijke relevantie
📋 De rol van de bedrijfsarts of arbodienst
De bedrijfsarts mag medische informatie verzamelen en beoordelen of iemand (gedeeltelijk) arbeidsgeschikt is. U ontvangt een functioneel oordeel, zoals:
- De werknemer kan tijdelijk geen nachtdiensten draaien
- Werknemer mag maximaal 4 uur per dag werken
- Er is sprake van mentale overbelasting
Maar ook deze informatie moet functioneel blijven. Als werkgever heeft u recht op duidelijkheid over de inzetbaarheid – niet op details over de medische oorzaak.
💡 Hoe gaat MindFitPro hiermee om?
Bij MindFitPro werken we dagelijks met werknemers die zijn uitgevallen of dreigen uit te vallen door psychische klachten. Wij bieden hulp zonder wachttijd – en altijd volgens de privacywetgeving.
Wij werken met:
- Geregistreerde psychologen (behandeling bij stress, burn-out, trauma)
- Externe vertrouwenspersonen (veilig gesprek zonder terugkoppeling)
- Mediation bij arbeidsconflicten (binnen 5 dagen opgestart)
- Optionele terugkoppeling aan werkgever – uitsluitend met toestemming
U ontvangt van ons geen diagnose, maar indien gewenst wel een functionele terugkoppeling over inzetbaarheid of voortgang – altijd AVG-proof.
🧭 Samenvattend: wat mag en moet u?
| Mag je vragen? | Ja / Nee |
| Telefoonnummer, adres | Ja |
| Verwachte verzuimduur | Ja |
| Medische oorzaak of diagnose | Nee |
| Bereikbaarheid werknemer | Ja |
| Medicatiegebruik | Nee |
| Werkhervattingsmogelijkheden | Ja (niet-medisch) |
| Wat moet je vastleggen? | Ja / Nee |
| Ziekmelddatum en duur | Ja |
| Functionele beperkingen (indien ontvangen) | Ja (vanuit bedrijfsarts) |
| Diagnose of psychische klachten | Nee |
| Medische documenten | Nee (tenzij via arbodienst) |
Hulp nodig bij psychisch verzuim?
MindFitPro biedt snelle, effectieve hulp bij psychische klachten op de werkvloer. Denk aan:
- Burn-out of overspanning
- Angst of paniek op het werk
- Onverwerkt trauma
- Conflicten of grensoverschrijdend gedrag
- Preventieve begeleiding voor hoogrisicogroepen
✅ Start binnen 5 dagen
✅ Discreet en privacy-proof
✅ Geregistreerde behandelaren
👉 Plan een vrijblijvend adviesgesprek
MindFitPro – Psychologische zorg op de werkvloer.
Effectief. AVG-proof. Zonder wachttijd.