Declaratiefraude – wat is het, hoe herken je het en wat kun je eraan doen?
MindFitPro – Bedrijfsrecherche, vertrouwenspersoon & psychologische zorg op de werkvloer
Declaraties horen bij elk bedrijf. Medewerkers maken kosten en krijgen die terug: van lunches tot reiskosten of opleidingen.
Maar wat als iemand bewust onjuiste declaraties indient — voor eigen gewin?
Dan spreken we van declaratiefraude: een vorm van interne fraude die vaker voorkomt dan veel organisaties denken.
Bij MindFitPro Bedrijfsrecherche helpen we bedrijven om dit te signaleren, te onderzoeken én te voorkomen.
Wat is declaratiefraude?
Declaratiefraude is het opzettelijk onjuist indienen of manipuleren van kosten met als doel er financieel beter van te worden.
Het kan klein beginnen — een kilometer extra of een lunch die eigenlijk privé was — maar vaak groeit het uit tot structureel misbruik.
Voorbeelden van declaratiefraude:
Indienen van privé-uitgaven als zakelijke kosten
Verduisteren van bonnetjes of facturen
Dubbele declaraties (dezelfde bon meerdere keren indienen)
Opblazen van bedragen op declaratieformulieren
Valse kilometers of niet gemaakte dienstreizen
Declareren van etentjes die niet zakelijk waren
Manipuleren van digitale declaratiesystemen
Gebruik van valse handtekeningen of goedkeuringen
Declaratiefraude kan zowel door medewerkers als leidinggevenden worden gepleegd — en soms in samenwerking met leveranciers.
Wanneer is declaratiefraude strafbaar?
Declaratiefraude is een vorm van bedrijfsfraude en valsheid in geschrifte.
Het is strafbaar als er sprake is van opzet of misleiding en als de organisatie hierdoor financieel benadeeld wordt.
Juridisch valt het onder:
Valsheid in geschrifte (art. 225 Sr)
Oplichting (art. 326 Sr)
Verduistering (art. 321 Sr)
Bij grotere bedragen of herhaald gedrag kan de fraudeur civielrechtelijk aansprakelijk worden gesteld of zelfs strafrechtelijk vervolgd.
Ook kleine bedragen kunnen juridische gevolgen hebben als er sprake is van bewust misleiden.
Hoe herken je declaratiefraude?
Declaratiefraude kan lange tijd onopgemerkt blijven. Toch zijn er duidelijke signalen:
Waarschuwingssignalen:
- Declaraties zonder bonnen of onduidelijke omschrijvingen
- Ongebruikelijk hoge kosten op vaste momenten
- Bonnen die niet passen bij het type werk of klant
- Regelmatige “vergeten” goedkeuring door leidinggevende
- Declaraties op dagen dat iemand vrij of ziek was
- Bonnen van dezelfde datum of leverancier met kleine verschillen
- Medewerkers die zich verzetten tegen controle of audit
In veel bedrijven wordt slechts steekproefsgewijs gecontroleerd, waardoor structurele fraude maanden onopgemerkt blijft.
Hoe kun je declaratiefraude voorkomen?
Preventie begint bij duidelijke regels en controle.
1. Stel een helder declaratiebeleid op
- Maak duidelijke regels over wat wél en niet mag worden gedeclareerd.
- Vermeld procedures voor goedkeuring en controle.
- Geef voorbeelden van grijze gebieden (bijv. lunches, reiskosten, relatiegeschenken).
2. Gebruik digitale controle
- Gebruik een declaratiesysteem met goedkeuringsstappen.
- Laat de software automatisch signaleren bij dubbele of onlogische declaraties.
- Log in welke fase een declaratie is goedgekeurd en door wie.
3. Scheid functies
- Laat niet dezelfde persoon declaraties indienen én goedkeuren.
- Zorg dat HR of Finance onafhankelijk kan controleren.
4. Controleer steekproefsgewijs
- Voer regelmatig interne audits of steekproeven uit.
- Vergelijk patronen per afdeling of medewerker.
5. Stimuleer integriteit
- Bespreek fraude openlijk en benadruk gevolgen.
- Stel een vertrouwenspersoon aan voor medewerkers die vermoedens willen melden.
Wat te doen bij vermoeden van declaratiefraude?
- Verzamel feiten
- Controleer data, bonnetjes, bankafschriften en goedkeuringen.
- Noteer opvallende patronen of onregelmatigheden.
- Confronteer niet direct
- Ga niet zelf in gesprek met de verdachte zonder voorbereiding — dat kan bewijs schaden.
- Schakel MindFitPro Bedrijfsrecherche in
- Wij voeren discreet onderzoek uit volgens de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr).
- Laat hoor en wederhoor plaatsvinden
- De betrokken werknemer krijgt de kans zijn kant van het verhaal te geven.
- Bepaal vervolgstappen
- Afhankelijk van de bevindingen: waarschuwing, ontslag, aangifte of civiele procedure.
Een zorgvuldig en juridisch correct dossier is essentieel om maatregelen te kunnen nemen die standhouden bij rechter of UWV.
Wat doet MindFitPro bij onderzoek naar declaratiefraude?
Onze vergunde bedrijfsrechercheurs combineren juridisch inzicht met bedrijfskundige kennis.
Wij bieden:
Feitenonderzoek naar herkomst, bedragen en patronen
Analyse van digitale declaratiesystemen
Gesprekken met betrokkenen en getuigen
Juridisch geldige feitenrapportage
Advies over vervolgstappen of integriteitsbeleid
Nazorg via mediation of vertrouwenspersoon bij interne spanningen
Wij leveren altijd een objectieve rapportage die juridisch bruikbaar is — voor interne procedures, civiele zaken of aangifte bij justitie.
Wat zijn de gevolgen van declaratiefraude?
Voor de werknemer:
Ontslag op staande voet
Terugbetaling van onterecht verkregen bedragen
Strafrechtelijke vervolging bij opzettelijke fraude
Reputatieschade of beroepsverbod
Voor de werkgever:
Financiële schade
Verlies van vertrouwen binnen het team
Reputatieschade bij klanten en partners
Juridische procedures of boetes bij falend toezicht
Daarom is het belangrijk om niet alleen te bestraffen, maar ook te leren en verbeteren.
Hoe kan MindFitPro helpen bij preventie van declaratiefraude?
Naast onderzoek bieden wij bedrijven begeleiding in integriteitsmanagement:
Opstellen van fraudebeleid en gedragscode
Training van leidinggevenden in fraudeherkenning
Bewustwordingssessies voor medewerkers
Inrichten van een vertrouwelijke meldprocedure
Psychologische begeleiding bij interne spanningen of vertrouwensbreuk
Zo bouwt u aan een organisatie waarin eerlijkheid vanzelfsprekend is — en fraude geen kans krijgt.
Veelgestelde vragen over declaratiefraude
Wat is het verschil tussen een vergissing en fraude?
Een vergissing is onbewust; fraude is bewust misleiden voor persoonlijk gewin.
Kan een kleine onterechte declaratie ook fraude zijn?
Ja, als de intentie bewust was. Bedrag is niet bepalend voor de juridische kwalificatie.
Wat kost een bedrijfsrechercheonderzoek naar declaratiefraude?
Dat hangt af van de omvang. Gemiddeld tussen €75 en €200 per uur, met vooraf een duidelijke kostenraming.
Is bewijs van declaratiefraude rechtsgeldig?
Ja, als het onderzoek is uitgevoerd door een vergund bureau zoals MindFitPro en voldoet aan de Wpbr- en AVG-richtlijnen.
Waarom bedrijven kiezen voor MindFitPro
- Vergund bedrijfsrecherchebureau (Ministerie van Justitie & Veiligheid)
- Juridisch onderbouwde feitenrapportages
- Ervaren in financiële en interne fraudeonderzoeken
- Binnen 24 uur inzetbaar in heel Nederland
- Discreet, professioneel en AVG-proof
- Integrale aanpak met vertrouwenspersonen en psychologische nazorg
Conclusie
Declaratiefraude lijkt vaak klein, maar de gevolgen kunnen groot zijn — financieel, juridisch en moreel.
Een cultuur van openheid, controle en vertrouwen is de beste bescherming.
Met MindFitPro kiest u voor een partner die onderzoek, preventie en herstel combineert in één aanpak.
Van het eerste vermoeden tot juridische onderbouwing — wij zorgen voor feiten, duidelijkheid en rust op de werkvloer.