Feitenrapportage, Alles wat u moet weten

Feitenrapportage, Alles wat u moet weten

MindFitPro – Psychologische zorg, mediation & bedrijfsrecherche op de werkvloer

Een feitenrapportage, alles wat u moet weten is dé basis voor elke zorgvuldig onderbouwde beslissing binnen een organisatie, onderzoek of juridische procedure.

Of het nu gaat om een integriteitsonderzoek, een arbeidsconflict, of een fraudezaak: zonder goed vastgelegde feiten heeft u geen sterk fundament.

Bij MindFitPro Bedrijfsrecherche zijn wij gespecialiseerd in het uitvoeren van onderzoeken en het opstellen van juridisch bruikbare feitenrapportages.

In dit artikel leest u wat een feitenrapportage is, hoe het eruitziet, waaraan het moet voldoen en waarom zorgvuldigheid cruciaal is.

Wat is een feitenrapportage?

Een feitenrapportage is een objectieve schriftelijke weergave van feiten, bevindingen en observaties die tijdens een onderzoek zijn vastgesteld.

Het rapport bevat uitsluitend verifieerbare informatie — geen aannames, meningen of interpretaties.

Het doel van een feitenrapportage is om

• Duidelijkheid te bieden over wat er daadwerkelijk is gebeurd;-
• Bewijs te leveren voor juridische of disciplinaire beslissingen;-
• Transparantie te waarborgen richting alle betrokken partijen;
• En aantoonbaar te maken dat het onderzoek zorgvuldig en professioneel is uitgevoerd.

Waar wordt een feitenrapportage voor gebruikt?

Feitenrapportages worden breed ingezet in het bedrijfsleven, bij juridische procedures en in de publieke sector.

Voorbeelden van toepassingen:

• Bedrijfsrechercheonderzoeken (fraude, diefstal, integriteitsschending)
• Ziekteverzuimonderzoeken bij twijfel over oprechtheid
• Conflictonderzoeken binnen organisaties
• Integriteitsonderzoeken bij overheid of non-profit
• Mediation en HR-trajecten (feitenbasis voor oplossing)
• Juridische procedures bij arbeidsrecht, schade of ontslag
• Intern beleid of compliancecontrole

Een feitenrapportage vormt vaak de basis voor vervolgstappen, zoals sancties, ontslag, mediation of aangifte bij politie of justitie.

Hoe ziet een feitenrapportage eruit?

Een professionele feitenrapportage van MindFitPro heeft een duidelijke, gestructureerde opbouw.

Voorbeeld van opbouw:

1. Titelpagina
   
   • Naam organisatie
   • Titel rapport (bijv. Feitenrapportage Integriteitsonderzoek)
   • Datum, projectnummer, naam onderzoeker
   • Vertrouwelijkheidsvermelding
3. Inleiding en doelstelling
   
   • Waarom het onderzoek is gestart
   • Wie de opdrachtgever is
   • Welke onderzoeksvragen zijn gesteld
5. Onderzoeksopzet
   
   • Toegepaste methoden (interviews, observaties, documentanalyse)
   • Onderzoeksperiode
   • Wettelijke en ethische kaders
7. Feiten en bevindingen
   
   • Objectieve beschrijving van gebeurtenissen
   • Chronologische weergave
   • Geen interpretaties of meningen
9. Bronvermelding en bewijsstukken
   
   • Logboeken, documenten, verklaringen, screenshots, e-mails, camerabeelden
11. Conclusie (optioneel)
    
    • Samenvatting van vastgestelde feiten
    • Antwoord op onderzoeksvraag
      (Let op: géén oordeel, alleen samenvatting van vaststellingen)
13. Bijlagen
    
    • Bewijsstukken, foto’s, protocollen

Een feitenrapportage is dus géén mening, géén beschuldiging en géén advies — alleen feiten, vastgelegd volgens wettelijke richtlijnen.

Wat zijn de wettelijke eisen aan een feitenrapportage?

Een feitenrapportage moet voldoen aan diverse wettelijke en ethische normen, afhankelijk van de aard van het onderzoek.

Belangrijkste juridische kaders:

• AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
  → Persoonsgegevens moeten zorgvuldig, doelgericht en proportioneel worden verwerkt.
• Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr)
  → Alleen vergunninghoudende recherchebureaus (zoals MindFitPro) mogen feitenonderzoek uitvoeren met persoonlijke gegevens.
• Burgerlijk Wetboek (BW)
  → Feiten moeten controleerbaar en relevant zijn voor een juridisch geschil.
• Arbeidsrechtelijke richtlijnen
  → Werkgevers moeten “hoor en wederhoor” toepassen en privacy respecteren.
• Bewijsrecht (Rv)
  → Rapportages moeten betrouwbaar en verifieerbaar zijn om als bewijs te gelden.

Kortom: een feitenrapportage moet transparant, controleerbaar, rechtmatig en proportioneel zijn.

Wat mag wel en wat mag niet in een feitenrapportage?

Wel toegestaan:

• Vastleggen van feitelijke observaties en verifieerbare gegevens
• Beschrijven van handelingen met datum/tijdstip
• Weergave van verklaringen mét bronvermelding
• Toevoegen van bewijsstukken (documenten, e-mails, foto’s)

Niet toegestaan:

• Eigen interpretaties of vermoedens zonder bewijs
• Onvolledige of selectieve weergave van informatie
• Het opnemen van privé-informatie zonder relevantie
• Conclusies die lijken op een oordeel of strafmaatregel

Wie mag een feitenrapportage opstellen?

Feitenrapportages worden doorgaans opgesteld door:

• Erkende bedrijfsrechercheurs (vergund door Ministerie van Justitie & Veiligheid)
• Onafhankelijke onderzoekers of compliance officers
• Mediators of vertrouwenspersonen (in niet-juridische context)
• Psychologen of HR-professionals (bij interne evaluaties)

Alleen een gecertificeerde bedrijfsrechercheur mag persoonsgegevens onderzoeken en vastleggen voor juridische doeleinden.

Bij MindFitPro werken geaccrediteerde professionals (LVV, MfN, NIP) die rapporteren volgens wettelijke en ethische richtlijnen.

Hoe lang moet een feitenrapportage bewaard worden?

Er is geen vaste wettelijke bewaartermijn, maar richtlijnen adviseren:

• Juridische dossiers: 7 jaar (conform fiscale bewaarplicht)
• Integriteits- of personeelsdossiers: 2 tot 5 jaar
• Medische of psychologische rapportages: maximaal 15 jaar (WGBO)

Bewaar rapportages altijd beveiligd en alleen zolang ze relevant zijn voor het doel waarvoor ze zijn opgesteld.

Wat maakt een feitenrapportage professioneel en betrouwbaar?

Een goede feitenrapportage voldoet aan de vier pijlers van betrouwbaarheid:

1. Objectiviteit – geen interpretatie of oordeel.
2. Transparantie – duidelijk hoe en waarom informatie is verzameld.
3. Controleerbaarheid – alle feiten kunnen worden geverifieerd.
4. Integriteit – uitgevoerd door bevoegde en onafhankelijke partij.

Bij MindFitPro onderbouwen wij elk onderdeel met bewijs en zorgen wij dat het rapport juridisch standhoudt — ook bij rechter, UWV of interne hoor- en wederhoorzittingen.

Wat is het verschil tussen een feitenrapportage en een adviesrapport?

Vaak worden beide gecombineerd: eerst een feitenrapportage om de feiten te onderbouwen, daarna een adviesrapport om tot verbetering of oplossing te komen.

Feitenrapportage in de praktijk – voorbeeld

Een werkgever vermoedt dat een medewerker vertrouwelijke informatie naar een concurrent heeft gestuurd.

MindFitPro voert een forensisch onderzoek uit en stelt een feitenrapportage op.

Daarin staan:

• De tijdlijn van gebeurtenissen
• E-mailmetadata en documentanalyses
• Gesprekken met betrokkenen (hoor en wederhoor)
• Kopieën van bewijsstukken

Het rapport toont objectief aan dat bestanden zijn verstuurd buiten werktijd via een privéaccount.

De organisatie kan hiermee juridisch optreden, zonder onrechtmatig te handelen.

Waarom kiezen bedrijven voor MindFitPro?
– Erkend en vergund bedrijfsrecherchebureau (Ministerie van Justitie & Veiligheid)

• Feitenrapportages conform Wpbr, AVG en bewijsrecht

• Landelijke dekking, snelle inzet binnen 24 uur

• Samenwerking tussen psychologen, mediators en rechercheurs

• Juridisch bruikbare rapporten en integriteitsadvies

• Volledig discreet en AVG-proof

Conclusie

Een feitenrapportage is het fundament van elk betrouwbaar onderzoek.

Zonder feitelijke onderbouwing bestaat geen rechtszekerheid — of het nu gaat om integriteit, fraude, of personeelsconflicten.

MindFitPro helpt organisaties om feiten zorgvuldig te verzamelen, juridisch correct vast te leggen en helder te rapporteren.

Zo weet u precies wat er speelt, wat waar is en wat uw volgende stap moet zijn.