Fraude bij voorraden Herkennen, voorkomen en professioneel aanpakken
MindFitPro – Bedrijfsrecherche, mediation & psychologische zorg op de werkvloer
Fraude met voorraden is één van de meest onderschatte vormen van interne bedrijfscriminaliteit.
Het lijkt onschuldig – een paar producten die “verdwijnen” – maar de schade loopt vaak in de duizenden euro’s.
Of het nu gaat om magazijnfraude, voorraadverschillen, manipulatie van systemen of interne diefstal, de gevolgen zijn groot: financieel verlies, verstoorde teams en reputatieschade.
Bij MindFitPro Bedrijfsrecherche helpen we organisaties om voorraadfraude te herkennen, onderzoeken en voorkomen.
Wat is fraude bij voorraden?
Voorraadfraude betekent dat er opzettelijk goederen, materialen of producten uit de voorraad verdwijnen of verkeerd worden geregistreerd.
Dat kan door diefstal, manipulatie van administratie of samenwerking met externe partijen.
Voorbeelden van voorraadfraude:
- Producten of grondstoffen meenemen zonder toestemming
- Bewust verkeerde voorraadregistraties invoeren
- Goederen “afschrijven” terwijl ze nog bestaan
- Samenwerking met leveranciers (valse retouren of leveringsbonnen)
- Bewust foutieve tellingen bij inventarisatie
- Facturering manipuleren of leveringen dupliceren
Vaak begint het klein – een doosje schroeven, een fles wijn, een doos elektronica – maar het groeit uit tot structureel misbruik.
Wanneer is voorraadfraude strafbaar?
Voorraadfraude valt in Nederland onder diefstal, verduistering of valsheid in geschrifte (Wetboek van Strafrecht, artikelen 310–326).
Het is strafbaar zodra er sprake is van:
- Opzet of misleiding – bewust verkeerde handelingen of registratie;
- Verduistering – goederen of geld gebruiken die niet van de werknemer zijn;
- Schade voor het bedrijf – financieel of materieel verlies;
- Onrechtmatig voordeel – persoonlijk gewin ten koste van de werkgever.
Ook medewerking aan fraude door collega’s, leveranciers of chauffeurs is strafbaar.
Bedrijven kunnen bovendien civielrechtelijk schadevergoeding eisen of aangifte doen bij de politie.
Hoe herken je fraude bij voorraden?
Voorraadfraude is vaak sluipend. De signalen zijn subtiel, maar herkenbaar als je weet waar je op moet letten.
Mogelijke signalen:
- Onverklaarbare voorraadverschillen bij inventarisaties
- Terugkerende afwijkingen op specifieke afdelingen of diensten
- Medewerkers die alleen willen werken of controles ontwijken
- Afwijkende facturen, leveringsbonnen of retouren
- Overmatig gebruik van “correcties” in het systeem
- Onverklaarbare financiële tekorten of afwijkende marges
- Ongebruikelijke toegang tot magazijnen buiten werktijd
Tip: voorraadfraude komt opvallend vaak voor bij medewerkers met toegang tot zowel fysieke voorraden als administratieve systemen.
Hoe voorkom je voorraadfraude?
Preventie begint bij heldere regels, controle en cultuur.
1. Interne controle en scheiding van functies
- Laat niet één persoon verantwoordelijk zijn voor zowel voorraadbeheer als registratie.
- Voer regelmatige interne audits en tellingen uit door onafhankelijke collega’s.
2. Digitale controle en logging
- Gebruik software met toegangslogboeken en meldingen bij afwijkingen.
- Stel limieten in voor correcties, annuleringen of retouren.
3. Duidelijk beleid
- Maak in het personeelshandboek duidelijk wat verboden is en wat de gevolgen zijn.
- Communiceer over integriteit en vertrouwen.
4. Camera- en toegangscontrole
- Camera’s bij laadperrons, magazijnen en opslagruimtes helpen bij preventie.
- Registreer sleutel- of pasgebruik (AVG-proof).
5. Bewustwording en training
- Train leidinggevenden en magazijnmedewerkers in fraudeherkenning.
- Bespreek integriteit openlijk: “We vertrouwen elkaar, maar we controleren ook.”
Wat te doen als u voorraadfraude vermoedt?
- Blijf kalm en handel zorgvuldig.
Ongegronde beschuldigingen kunnen grote reputatieschade veroorzaken. - Verzamel eerste feiten.
Noteer datum, tijd, betrokkenen en afwijkingen. Controleer of er administratieve fouten zijn uitgesloten. - Schakel MindFitPro Bedrijfsrecherche in.
Onze erkende rechercheurs onderzoeken discreet en juridisch correct of er sprake is van fraude.
We gebruiken interviews, dossieronderzoek, camerabeelden, digitale sporenanalyse en feitenrapportage. - Zorg voor hoor en wederhoor.
Geef medewerkers altijd de kans hun kant van het verhaal te vertellen. - Beveilig bewijs en systemen.
Beperk toegang tot voorraadsoftware of magazijnsleutels om verdere schade te voorkomen. - Beslis over vervolgstappen.
Afhankelijk van de ernst: waarschuwing, ontslag op staande voet, aangifte of civiele schadevordering.
Mag u medewerkers controleren op voorraadfraude?
Ja, maar onder strikte voorwaarden.
Volgens de AVG (privacywet) mag controle alleen:
- Als er een concreet vermoeden is van fraude of misbruik;
- De maatregel proportioneel en noodzakelijk is;
- En medewerkers op de hoogte zijn van controlebeleid.
Onrechtmatige controle of heimelijk filmen kan leiden tot schending van privacywetgeving en schadeclaims.
Daarom is het verstandig om onderzoek uit te laten voeren door een vergund recherchebureau zoals MindFitPro.
Hoe levert u bewijs bij voorraadfraude?
Juridisch bruikbaar bewijs moet rechtmatig, controleerbaar en objectief zijn.
Bewijs kan bestaan uit:
- Voorraadtellingen, leveringsbonnen en correctielijsten
- Camerabeelden
- Digitale logbestanden (in- en uitklokken, pasgebruik)
- E-mails, berichten of verklaringen
- Feitenrapportages van bedrijfsrecherche
MindFitPro zorgt voor forensisch verantwoorde bewijsverzameling, inclusief een juridisch bruikbare feitenrapportage conform de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr).
Wanneer aangifte doen?
Aangifte is verstandig bij:
- Structurele of ernstige fraude (hoge schadebedragen);
- Bewijs van opzettelijke diefstal of samenwerking;
- Bedreiging of agressie bij confrontatie;
- Misbruik van bedrijfsmiddelen of geldstromen.
In minder ernstige gevallen (eerste overtreding, beperkte schade) kan interne afhandeling of mediation effectiever zijn.
MindFitPro begeleidt beide routes — zowel bij aangifte als bij herstel of vertrek.
Wat zijn de gevolgen voor de dader?
- Ontslag op staande voet (arbeidsrechtelijk);
- Terugbetalingsverplichting of schadevergoeding;
- Civiele of strafrechtelijke vervolging;
- Opname in integriteitsdossiers of justitiële registers.
Voor de organisatie zelf zijn er ook gevolgen: verstoorde sfeer, angst, wantrouwen of verlies van teamvertrouwen. Daarom biedt MindFitPro naast rechercheonderzoek ook psychologische begeleiding en herstelinterventies.
Veelgestelde vragen over voorraadfraude
Komt voorraadfraude vaak voor?
Ja. Uit onderzoek van PwC blijkt dat ruim 40% van bedrijven ooit te maken kreeg met interne diefstal of voorraadmanipulatie.
Is het altijd opzet?
Niet altijd. Soms begint het met gemakzucht of “lenen” zonder toestemming. Maar zodra er opzet of herhaling is, wordt het fraude.
Kan ik iemand observeren bij verdenking?
Alleen met wettelijke grondslag en via een erkend recherchebureau. Zelf observeren of filmen kan leiden tot privacyschending.
Wat als ik geen hard bewijs heb maar wel sterke vermoedens?
Laat een onafhankelijke partij onderzoek doen. MindFitPro onderzoekt discreet en stelt een feitenrapportage op met juridisch bruikbare bewijzen.
Waarom kiezen bedrijven voor MindFitPro bij voorraadfraude?
✅ Erkend en vergund bedrijfsrecherchebureau (Ministerie van Justitie & Veiligheid)
✅ Specialist in fraudeonderzoek, integriteitskwesties en personeelsdossiers
✅ Binnen 24 uur inzetbaar
✅ Juridisch bruikbare rapportages en bewijsvoering
✅ Discreet, snel en volledig AVG-proof
✅ Combinatie van bedrijfsrecherche, mediation en psychologische begeleiding
Conclusie
Voorraadfraude is niet alleen een financieel probleem, maar ook een vertrouwens- en integriteitskwestie.
Snelle actie, zorgvuldige bewijsverzameling en professionele opvolging maken het verschil tussen herstel en blijvende schade.
MindFitPro helpt organisaties met:
- Onderzoek en feitenrapportage
- Preventieve controle en beleid
- Mediation en nazorg na incidenten