Hoe voer je een gestructureerd verzuimgesprek?
Duidelijk stappenplan + juridische richtlijnen voor HR en werkgevers
Ziekteverzuim is een gevoelig onderwerp. Zeker bij psychische klachten is het voeren van een goed verzuimgesprek cruciaal. Het is de eerste stap in een proces waarin begrip, vertrouwen én wettelijke verplichtingen samenkomen.
Een gestructureerd verzuimgesprek helpt je om helderheid te krijgen, de juiste acties te bepalen en langdurige uitval te voorkomen. In dit artikel vind je een praktisch stappenplan, juridische aandachtspunten en tips voor gesprekken met medewerkers die mogelijk psychisch overbelast zijn.
Wat is een verzuimgesprek?
Een verzuimgesprek is een formeel of informeel gesprek dat plaatsvindt bij (dreigend) ziekteverzuim van een medewerker. Het doel is:
- Inzicht krijgen in de aard van het verzuim
- Bepalen welke ondersteuning nodig is
- Beoordelen of inzetbaarheid nog mogelijk is
- Afspraken maken over het vervolg (zoals contactmomenten of begeleiding)
Let op: je bent géén arts en je mag dus niet vragen naar de exacte medische diagnose. Maar je mag wél vragen stellen over beperkingen, mogelijkheden en verwachte duur van het verzuim.
Juridische kaders: wat mag je wel en niet vragen?
Volgens de AVG en de Arbowet gelden er strikte regels bij ziekteverzuim. Als werkgever of HR-professional mag je:
Wél vragen:
- Wat zijn je beperkingen op het werk?
- Wat kun je nog wél doen?
- Wat is de verwachte duur van het verzuim?
- Zijn er aanpassingen nodig voor je werkplek of taken?
Niet vragen:
- Wat is je medische aandoening of diagnose?
- Welke behandelingen krijg je?
- Ben je bij een psycholoog of specialist in behandeling?
- Welke medicatie gebruik je?
Het is de taak van de bedrijfsarts om medische informatie te verzamelen. Jij richt je op inzetbaarheid en begeleiding.
Stappenplan voor een gestructureerd verzuimgesprek
1: Voorbereiding
- Raadpleeg het verzuimdossier (indien beschikbaar)
- Bekijk de afspraken uit het verzuimbeleid of vorige gesprekken
- Bereid een neutrale gespreksopening voor
- Plan voldoende tijd en zorg voor een rustige setting
2: Gespreksopening
- Start met empathie en openheid
- Benoem neutraal waarom je het gesprek voert
“Fijn dat je er bent. We willen samen kijken hoe het met je gaat en hoe we je kunnen ondersteunen in dit proces.”
3: Inventariseer de situatie
- Vraag hoe het met de medewerker gaat
- Vraag wat zij op dit moment wél kunnen
- Verken of er (tijdelijke) werkmogelijkheden zijn
- Bespreek werkdruk, thuissituatie, stressfactoren of signalen
Let op non-verbale signalen en toon begrip, maar blijf professioneel.
4: Leg de juridische kaders uit
- Verwijs naar het verzuimbeleid en de Wet verbetering poortwachter
- Leg uit dat samenwerking en wederzijds vertrouwen belangrijk zijn
- Geef aan wat de volgende stappen zijn (bijv. contact bedrijfsarts)
5: Maak concrete afspraken
- Frequentie van contactmomenten
- Wanneer volgt de afspraak met de bedrijfsarts?
- Welke acties onderneemt medewerker/werkgever?
- Wanneer volgt een nieuw gesprek of terugkoppeling?
Leg alles vast in een kort gespreksverslag (geen medische info).
6: Verwijs indien nodig door
- Verwijs bij twijfel altijd naar de bedrijfsarts
- Bij psychische signalen: overweeg externe psychologische hulp, zoals via MindFitPro
Voorbeeldvragen tijdens een verzuimgesprek
- Wat lukt je op dit moment wel en wat niet?
- Wat heb je nodig om weer (gedeeltelijk) te kunnen werken?
- Zijn er factoren op het werk die het herstel beïnvloeden?
- Wat helpt jou in deze situatie?
Extra aandacht: psychisch verzuim
Psychische klachten zijn lastig te duiden. Ze worden vaak laat gemeld en medewerkers voelen zich vaak schuldig of kwetsbaar. Een verkeerde aanpak in het gesprek kan leiden tot schaamte, frustratie of terugtrekgedrag.
Tips voor gesprekken bij mentale klachten:
- Benoem voorzichtig wat je ziet: “Ik merk dat je stil bent en vermoeider lijkt dan normaal.”
- Vermijd medische aannames of termen (“burn-out”, “depressie”)
- Laat ruimte voor emoties, maar bewaak de grenzen van je rol
- Verwijs naar professionele hulp als de klachten toenemen
MindFitPro: directe psychologische hulp voor medewerkers
Soms is het nodig om snel hulp in te schakelen. Bij MindFitPro bieden we psychologische hulp op de werkvloer – zonder wachttijd of zorgverzekering. Onze trajecten zijn speciaal ontwikkeld voor organisaties en richten zich op stress, overbelasting, trauma en werkdruk.
- Binnen 5 werkdagen een psycholoog beschikbaar
- Kortdurende trajecten van 5-10 sessies
- Geen verwijzing of medische registratie nodig
- Volledig vertrouwelijk en belastingvrij vergoedbaar
- Ook inzetbaar ter ondersteuning van leidinggevenden
Wat hoort bij goed verzuimbeleid?
Een gestructureerd verzuimgesprek hoort bij een breder verzuimbeleid. Zorg dat je organisatie beschikt over:
- Een heldere verzuimprocedure
- Rolafspraken voor HR, leidinggevende en medewerker
- Toegang tot bedrijfsarts en psychologische ondersteuning
- Vastlegging volgens privacyregels
- Periodieke evaluatie en rapportage
Conclusie
Een goed verzuimgesprek is meer dan een controlemoment: het is een kans om verbinding te maken, duidelijkheid te scheppen en langdurige uitval te voorkomen. Met de juiste voorbereiding, een empathische houding en juridische kennis zorg je voor vertrouwen en richting.
En wanneer mentale klachten meespelen? Dan biedt MindFitPro de snelle en professionele ondersteuning die jouw organisatie verder helpt.
lees ook eens Waarom zou je als werkgever psychische hulp vergoeden?
Meer weten of hulp nodig?
Heb je vragen over gespreksvoering, psychisch verzuim of wil je een medewerker aanmelden voor directe hulp?