Hoe voorkom je fraude door werknemers? Praktische tips voor werkgevers én collega’s
Fraude op de werkvloer gebeurt vaker dan je denkt. De mensen bij Mindfitpro krijgen er helaas wekelijks diverse meldingen over. Het gaat niet alleen om grote fraudezaken die het nieuws halen, maar juist ook om de kleinere incidenten (bv het meenemen van een simpel theezakje) die binnen bedrijven veel schade veroorzaken. Denk aan kasfraude, declaratiefraude of spullen die “verdwijnen” uit het magazijn.
Als werkgever of collega kan het lastig zijn om hiermee om te gaan. Want hoe herken je fraude? En wat doe je als je iemand verdenkt? In dit artikel deel ik praktische tips om fraude te voorkomen én aan te pakken.
Waarom komt fraude op de werkvloer voor?
Fraude ontstaat vaak door een combinatie van drie factoren (ook wel de fraudedriehoek genoemd):
- Mogelijkheid – er is weinig controle of toezicht.
- Druk of noodzaak – financiële problemen of prestatiedruk.
- Rationalisatie – iemand praat het voor zichzelf goed (“het is maar een klein bedrag, het bedrijf merkt het toch niet”).
Wanneer deze factoren samenkomen, neemt het risico op fraude toe.
Tips om fraude door werknemers te voorkomen
1. Zorg voor een open en veilige werkcultuur
Als medewerkers zich gehoord voelen, zullen ze minder snel de grenzen opzoeken. Creëer een cultuur waarin integriteit normaal is en waarin fouten toegegeven mogen worden zonder direct zware consequenties.
2. Stel duidelijke regels en protocollen op
- Heldere afspraken over declaraties, kasbeheer, inkoop en voorraadbeheer.
- Leg de regels vast in een integriteitscode of personeelshandboek.
- Zorg dat medewerkers weten waar ze terechtkunnen bij vragen of twijfels.
3. Houd controles en voer checks uit
- Vierogenprincipe bij belangrijke betalingen of kasbeheer.
- Regelmatige audits en steekproeven.
- Duidelijke registratie van goederen en uren.
4. Wees alert op signalen van fraude
Let op ongebruikelijk gedrag, zoals:
- Een collega die ineens veel overwerkt zonder duidelijke reden.
- Iemand die geen vakantie wil opnemen (uit angst dat fraude ontdekt wordt).
- Onlogische declaraties of bonnen.
- Medewerkers die overmatig geheimzinnig doen over hun werkzaamheden.
5. Geef medewerkers een veilige meldplek
Fraude komt vaak pas aan het licht omdat collega’s hun vermoedens delen. Zorg dus voor een vertrouwenspersoon of meldpunt waar medewerkers terechtkunnen zonder angst voor repercussies.
Wat doe je als je een collega verdenkt van fraude?
Het kan heel ongemakkelijk zijn om een collega te verdenken van fraude. Toch is het belangrijk om dit serieus te nemen.
- Blijf professioneel – ga niet zelf op onderzoek uit of de collega direct confronteren.
- Noteer je observaties – houd bij wat je ziet en waarom je argwaan hebt.
- Meld het via de juiste weg – bespreek het met je leidinggevende, HR, of een externe vertrouwenspersoon.
- Bescherm jezelf – blijf integer en vermijd roddels of aannames.
Hoe helpt MindFitPro bij fraude en integriteit?
Bij fraude of een vermoeden van fraude kan het lastig zijn om snel en juist te handelen. MindFitPro biedt hierin de oplossing:
- Externe vertrouwenspersoon: medewerkers kunnen veilig melding doen zonder bang te zijn voor interne druk.
- Bedrijfsrecherche: professioneel onderzoek naar vermoedelijke fraude of integriteitskwesties.
- Mediation: ondersteuning bij conflicten die voortkomen uit integriteitsproblemen.
- Training & preventie: bewustwording bij medewerkers en managers over fraudegevoeligheid en integriteit.
Conclusie
Fraude voorkomen begint bij een veilige cultuur, duidelijke regels en voldoende controle. Als werkgever én collega kun je alert zijn op signalen en zorgen dat er een veilige meldplek is.
Twijfel je aan een situatie of vermoed je fraude binnen je organisatie? Wacht niet te lang, want elke dag kost geld en vertrouwen.
Met MindFitPro heb je één partner voor vertrouwenspersonen, bedrijfsrecherche en psychologische ondersteuning. Samen zorgen we voor een veilige, integere en gezonde werkvloer.
