Horen van getuigen bij bedrijfsrecherche

Horen van getuigen bij bedrijfsrecherche – regels, bewijs & praktische tips

MindFitPro – Bedrijfsrecherche, mediation & psychologische zorg op de werkvloer

Bij een vermoeden van fraude, diefstal of integriteitsschending binnen een organisatie is het horen van getuigen vaak één van de belangrijkste onderdelen van het onderzoek.

Getuigen kunnen het verschil maken tussen vermoedens en harde feiten.

Maar: niet alles mag zomaar. Zowel werkgevers als rechercheurs moeten zich houden aan de wet- en privacyregels, en alleen een zorgvuldig opgebouwd dossier heeft kans om door justitie serieus in behandeling te worden genomen.

In deze pagina legt MindFitPro Bedrijfsrecherche uit wat wel en niet mag bij het horen van getuigen, hoe je een juridisch compleet dossier opbouwt, en wat te doen als justitie besluit geen verdere actie te ondernemen.

Wat betekent het horen van getuigen?

Het horen van getuigen houdt in dat personen die mogelijk informatie hebben over een incident, fraude of overtreding mondeling of schriftelijk worden gehoord over wat zij hebben gezien, gehoord of ervaren.

Dat kunnen medewerkers, leidinggevenden, klanten of leveranciers zijn.

Het doel is om objectieve, controleerbare informatie te verzamelen die helpt om de waarheid boven tafel te krijgen.

Wat mag wél bij het horen van getuigen?

• Met toestemming spreken:

Een bedrijfsrechercheur of werkgever mag getuigen benaderen voor een vrijwillig gesprek, mits:

• De reden van het gesprek wordt uitgelegd;
• De persoon begrijpt dat deelname vrijwillig is;
• De vragen eerlijk en respectvol worden gesteld.

• Feiten, geen sturing:

Alleen vragen naar feitelijke waarnemingen (“Wat heeft u gezien?”) en niet naar aannames (“Wat denkt u dat er gebeurd is?”).

• Verslaglegging:

De getuige mag zijn of haar verklaring nalezen en ondertekenen.

Bij MindFitPro gebeurt dit altijd volgens een vast format, zodat de betrouwbaarheid en juridische waarde behouden blijft.

• Privacy respecteren:

Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt voor het doel van het onderzoek en moeten beveiligd worden opgeslagen (AVG).

Wat mag níet bij het horen van getuigen?

• Geen dwang of druk uitoefenen – getuigen moeten vrijwillig verklaren.

• Geen heimelijke opnames of verborgen vragenlijsten – dit kan de privacywet overtreden en bewijs ongeldig maken.

• Geen suggestieve of misleidende vragen – een verklaring moet op waarheid gebaseerd zijn, niet op manipulatie.

• Geen openbaar maken van verklaringen – getuigen moeten worden beschermd tegen onnodige reputatieschade of interne druk.

• Geen eigen onderzoek door leidinggevenden zonder overleg – werkgevers die zelf verhoren uitvoeren kunnen bewijs juridisch onbruikbaar maken.

Hoe zorg je voor een compleet dossier?

Een sterk en volledig dossier is essentieel om ervoor te zorgen dat justitie de zaak in behandeling neemt.

Bij MindFitPro werken wij volgens een juridisch en forensisch verantwoord protocol.

Belangrijke onderdelen van een goed dossier:

1. Feitenrapportage
   – Chronologisch overzicht van alle vastgestelde feiten (objectief, controleerbaar).
2. Getuigenverklaringen
   – Volledige weergave, ondertekend door de getuige, met datum en tijd.
3. Onderzoeksplan en methode
   – Welke stappen zijn gezet, door wie, en binnen welk wettelijk kader (Wpbr, AVG).
4. Bewijsmateriaal
   – Logbestanden, e-mails, camerabeelden, documenten of digitale sporen.
5. Hoor en wederhoor
   – De betrokken werknemer krijgt de kans om te reageren.
6. Beveiliging en integriteit
   – Alle gegevens zijn beveiligd opgeslagen; toegang is gelogd en beperkt.

Alleen dossiers die zorgvuldig, transparant en rechtmatig zijn opgebouwd, worden door justitie of politie als professioneel en betrouwbaar beschouwd.

Wanneer neemt justitie een zaak wél in behandeling?

Het Openbaar Ministerie (OM) of de politie neemt een bedrijfsfraudezaak alleen in behandeling als er sprake is van:

• Concreet en verifieerbaar bewijs van strafbare feiten;
• Onderbouwing van schade (financieel of materieel);
• Een duidelijk daderbeeld of groep verdachten;
• Een professioneel opgesteld dossier (liefst van een erkend recherchebureau);
• Geen onrechtmatig verkregen bewijs (bijv. stiekem opgenomen gesprekken of ongeoorloofde camerabeelden).

Bedrijven die hun dossier niet op orde hebben, lopen het risico dat de zaak wordt geseponeerd of terugverwezen naar civiel recht.

Wat als justitie de zaak niet in behandeling neemt?

Het kan gebeuren dat justitie besluit geen strafrechtelijk onderzoek te starten, bijvoorbeeld omdat het bewijs onvoldoende is of de schade te beperkt.

In dat geval kunt u nog steeds actie ondernemen:

1. 

Civielrechtelijke stappen

U kunt schade verhalen via de rechter of beslag laten leggen op eigendommen van de dader.

2. 

Intern tuchtrecht of arbeidsrecht

Met een goed feitenrapport kan een werknemer alsnog worden ontslagen of gesanctioneerd.

3. 

Aangifte heroverwegen

Met aanvullend bewijs (nieuw getuigenmateriaal of aanvullend onderzoek) kan de aangifte opnieuw worden beoordeeld.

4. 

Integriteitsherstel via mediation of beleid

Soms is de focus niet straf, maar herstel van vertrouwen in het team.

MindFitPro begeleidt hierbij organisaties om nieuwe incidenten te voorkomen.

Welke rol spelen getuigen in een bedrijfsrechercheonderzoek?

Getuigen zijn vaak de belangrijkste informatiebron in een intern onderzoek.

Zij kunnen gedrag, handelingen en omstandigheden bevestigen die anders onzichtbaar blijven.

Belangrijke rollen van getuigen:

• Ondersteuning van bewijs: bevestigen of ontkrachten gebeurtenissen;
• Context geven: waarom iets gebeurde of hoe situaties zijn ontstaan;
• Helpen bij waarheidsvinding: meerdere verklaringen samen vormen een betrouwbaar beeld;
• Preventie: als medewerkers weten dat er zorgvuldig wordt gehoord, neemt de kans op herhaling af.

MindFitPro zorgt ervoor dat getuigen veilig en vertrouwelijk kunnen verklaren — zonder angst voor repercussies.

Hoe leg je getuigenverklaringen juridisch correct vast?

1. Start met uitleg: vertel doel, vrijwilligheid en vertrouwelijkheid.
2. Stel open vragen: “Wat heeft u gezien?”, “Wat gebeurde er daarna?”
3. Noteer letterlijk: schrijf wat de getuige zegt, niet wat jij denkt.
4. Laat nalezen en ondertekenen.
5. Bewaar veilig: digitaal onder beveiliging en niet langer dan nodig.
6. Voeg bij dossier: koppeling aan datum, tijd en onderzoeksnummer.

Alle verklaringen moeten voldoen aan de AVG en bewijsrechtelijke eisen.

Wat mag een bedrijfsrechercheur precies vragen?

Een erkend rechercheur mag:

• Feitelijke vragen stellen over wat iemand zag, deed of hoorde;
• Documenten of gegevens opvragen binnen wettelijke kaders;
• De verklaring opnemen (met toestemming);
• Hoor en wederhoor toepassen met de betrokkenen.

Een rechercheur mag geen druk uitoefenen, privéleven onnodig onderzoeken of zonder toestemming persoonsgegevens verspreiden.

MindFitPro werkt volgens de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr) en staat onder toezicht van het Ministerie van Justitie & Veiligheid.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Mag ik zelf medewerkers horen als ik iets vermoed?

Ja, maar wees voorzichtig. Stel alleen feitelijke vragen en leg alles goed vast. Bij serieuze verdenkingen is het beter om een onafhankelijke partij in te schakelen.

Kan ik getuigen verplichten een verklaring af te leggen?

Niet bij intern onderzoek. Verklaren is vrijwillig, tenzij het gaat om een officiële strafzaak bij de politie of rechter.

Mag ik een gesprek opnemen met een getuige?

Ja, mits u zelf deelnemer bent en dit vermeldt. Onrechtmatig opnemen maakt bewijs waardeloos.

Wat als getuigen hun verklaring intrekken?

Dat mag, maar eerdere ondertekende verklaringen blijven geldig als bewijs zolang ze zorgvuldig zijn vastgelegd.

Wat kost een professioneel rechercheonderzoek met getuigenverhoren?

De kosten hangen af van de omvang van het onderzoek. MindFitPro biedt maatwerk en werkt altijd met heldere tarieven en rapportagegarantie.

Waarom kiezen bedrijven voor MindFitPro?

Vergund en erkend recherchebureau (Ministerie van Justitie & Veiligheid)

Gespecialiseerd in fraude, integriteit en personeelsdossiers

Juridisch bruikbare feitenrapportages

Deskundig horen van getuigen, altijd AVG-proof

Multidisciplinaire aanpak – bedrijfsrecherche, mediation en psychologische nazorg

Binnen 24 uur inzetbaar, discreet en professioneel

Conclusie

Het horen van getuigen is een vak apart.

Een verkeerde vraag, te veel druk of een onvolledig verslag kan een zaak laten stranden — ook als er wél sprake is van fraude.

Met een professioneel opgebouwd dossier, juridisch correcte feitenrapportage en betrouwbare getuigenverklaringen vergroot u de kans dat justitie uw zaak in behandeling neemt en dat u intern met vertrouwen kunt handelen.