Vertrouwenspersoon en de wet: wat zijn de wettelijke verplichtingen?
Is een vertrouwenspersoon verplicht? Wat zegt de Arbowet? En waar moet je als werkgever rekening mee houden? Vertrouwenspersoon en de wet: wat zijn de wettelijke verplichtingen?
In dit artikel lees je alles over de wet- en regelgeving rondom de vertrouwenspersoon, inclusief praktische tips voor naleving en risicobeheersing op de werkvloer.
Lees ook Vertrouwenspersoon aanstellen
⚖️ Wat zegt de Arbowet over vertrouwenspersonen?
In Artikel 3 lid 2 van de Arbowet staat dat de werkgever verplicht is om een beleid te voeren dat gericht is op het voorkómen en beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA).
Onder PSA vallen onder andere:
- Pesten
- Agressie en geweld
- Seksuele intimidatie
- Werkdruk
- Discriminatie
👉 Een vertrouwenspersoon is niet letterlijk verplicht in de wet, maar het aanstellen van een vertrouwenspersoon wordt door de Nederlandse Arbeidsinspectie wél gezien als een essentieel onderdeel van goed PSA-beleid.
Lees ook Vertrouwenspersoon bij pesten op het werken
📌 Wat zijn de taken van een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon heeft een onafhankelijke rol binnen (of buiten) de organisatie en biedt ondersteuning aan werknemers die te maken hebben met ongewenst gedrag of integriteitskwesties.
Belangrijkste taken:
- Luisteren zonder oordeel
- Voorlichting geven over de klachtenprocedure
- Meedenken over oplossingsrichtingen
- Begeleiden naar een formele melding (indien nodig)
- Signaleren van patronen binnen de organisatie
- Adviseren richting management over preventie
De vertrouwenspersoon mag geen actie ondernemen zonder toestemming van de melder. Vertrouwen en geheimhouding staan centraal.
🛑 Wat zijn de risico’s als je géén vertrouwenspersoon hebt?
Als werkgever zonder vertrouwenspersoon loop je risico’s op meerdere vlakken:
1. Juridische risico’s
Bij klachten over grensoverschrijdend gedrag moet je kunnen aantonen dat je preventief beleid voert.
Zonder vertrouwenspersoon voldoe je daar vaak niet aan, wat kan leiden tot:
- Boetes van de Arbeidsinspectie
- Aansprakelijkheid bij schadeclaims
- Problemen bij juridische procedures
2. Verzuim en reputatieschade
Ongewenst gedrag zonder opvang leidt tot:
- Onveiligheid en verlies van vertrouwen
- Langdurig psychisch verzuim
- Onrust binnen het team
- Reputatieschade voor de organisatie
3. Verlies van goed personeel
Een sociaal onveilig werkklimaat leidt tot hogere uitstroom, slechtere beoordelingen op werkgeversplatforms en minder binding.
✅ Wanneer ben je verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen?
De wet zegt: “Een vertrouwenspersoon is (nog) niet wettelijk verplicht.”
Maar let op:
🔸 Vanaf 2024 ligt er een wetsvoorstel in de Tweede Kamer om een vertrouwenspersoon wel wettelijk verplicht te stellen voor alle werkgevers vanaf 10 medewerkers.
🔸 Diverse sectoren (onderwijs, zorg, overheid) hanteren al een cao-verplichting.
🔸 Klachteninstanties, OR’en en Arbodiensten raden het sterk aan.
Kortom: je hebt als werkgever een zorgplicht én bewijsverplichting dat je actief werkt aan sociale veiligheid. Het ontbreken van een vertrouwenspersoon is zelden nog verdedigbaar.
👥 Interne of externe vertrouwenspersoon?
| Interne vertrouwenspersoon | Externe vertrouwenspersoon |
| Werkt binnen de organisatie | Onafhankelijk en buiten de organisatie |
| Laagdrempelig aanwezig | Objectiever, neutraler |
| Kan sneller schakelen | Geen dubbele belangen |
| Risico op vertrouwensconflicten | Professioneel, AVG-proof en discreet |
Bij gevoelige situaties, kleine teams of meldingen over leidinggevenden is een externe vertrouwenspersoon vaak de veiligste keuze.
🧠 Hoe helpt MindFitPro?
MindFitPro biedt gecertificeerde externe vertrouwenspersonen aan die:
✔️ Beschikbaar zijn voor jouw team, op afroep of met abonnement
✔️ Getraind zijn in gesprekstechnieken, wetgeving en verslaglegging
✔️ Rapporteren op organisatieniveau (anoniem en AVG-proof)
✔️ Maatwerk bieden, ook bij acute situaties of preventietrajecten
📎 Samengevat: jouw plicht als werkgever
✔️ Je bent wettelijk verplicht om psychosociale belasting te voorkomen
✔️ Een vertrouwenspersoon is een bewezen effectieve maatregel
✔️ Zonder vertrouwenspersoon loop je juridische, reputatie- en verzuimrisico’s
✔️ Vanaf 2024 wordt de verplichting waarschijnlijk wettelijk vastgelegd
✔️ Extern aanstellen = onafhankelijk, veilig en professioneel
📞 Meer weten of vrijblijvend sparren?
Neem contact op met MindFitPro voor een verkennend gesprek.
We denken graag mee over een passende invulling voor jouw organisatie.
🔗 www.mindfitpro.nl/vertrouwenspersoon
📧 info@mindfitpro.nl
📞 085 – 0046579